Assistant de la Direction Juridique et de la Direction des Finances 12182-25 H/F - Fonction publique Territoriale

Placé au sein d'une cellule administrative avec deux autres assistants, l'assistant/assistante de direction a pour fonction d'accompagner au quotidien le DGA et les directeurs en assurant un appui logistique et en prenant en charge les tâches administratives. Ces missions impliquent des interactions régulières avec les équipes de la direction des affaires financières et la direction des affaires juridiques et des achats, ainsi qu'avec les autres services de la Région et les partenaires extérieurs.

MISSION 1 : Assister au quotidien (en binôme) le directeur des Affaires financières (DAF) et le directeur des Affaires juridiques et des achats (DAJA)

Suivre la planification et la logistique des réunions et des agendas (prise de rendez-vous, réunions, déplacements, ...) ainsi que de l'accueil des nouveaux arrivants

Gestion et suivi du courrier du pôle dans Elise, assurer le suivi des parapheurs et autres documents

Saisie et mise en forme des courriers, tableaux, notes, préparer les dossiers spécifiques des directeurs

MISSION 2 : Intervenir en appui de l'assistante du DGA

Assure le remplacement de l'assistante du DGA en cas d'absence

Suivi administratif interne, gérer les déplacements, les frais de mission, les commandes de fournitures, le suivi des entretiens professionnels

Appui à la mise en place et à la tenue à jour des outils de suivi RH des équipes du pôle (trombinoscope, organigramme, plannings de télétravail et de congés)

MISSION 3 : Assurer le rôle de référent archivage de la DAF et de la DAJA

Classement et archivage des dossiers, courriers et notes

Accueil des nouveaux arrivants en cas de besoin

- Formation Bac ou équivalent
- Expérience confirmée sur des fonctions et des postes équivalents
- La connaissance du fonctionnement d'une collectivité est un plus

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, etc.)
- Capacité d'organisation

- Bonnes compétences rédactionnelles
- Discrétion, confidentialité, autonomie, qualités relationnelles vis-à-vis des pôles et des organismes
- Réactivité et sens de l'initiative, gestion des priorités, faculté d'adaptation dans les missions confiées
- Rigueur, sens de l'organisation