Gestionnaire en Coordination Pédagogique - Section Pédagogie - Pôles Pese Pôle Économique Social et Envi H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Assurer les fonctions de secrétaire pédagogique pour les pôles PESE et PADJ : être au soutien des animateurs

de pôle et des CDF pour organiser la venue des intervenants pour chaque séquence.

* Enregistrement des actions des pôles: saisie des catalogues et process dans le logiciel Open Portal (OP);

* Courriers aux intervenants;

* Gestion des intervenants: ordres de mission, réservation titres de transport et réservations hôtelières;

* Réservation des taxis des intervenants;

* Suivi des dossiers en lien avec l'agence de voyage et le pole des frais de déplacement

* Gestion de impression des devoirs

* Participation au bilan du pôle

* Gestion des stages PESE en binôme

* Centralisation des commandes de cafés/ repas pour les intervenants des pôles gérés

* Soutien logistique des animateurs de pôles sur des séquences spécifiques (certification PIX des auditeurs ;

ateliers comptabilité ; journées d'accueil des greffiers stagiaires..) ;

* Accueil physique des intervenants des poles avec les animateurs de pôles;

* Préparation des dossiers/pochettes d'accueil des intervenants

Ä Préparation aux premières fonctions (PPF)

* Suivi des formations de deux des 8 fonctions.;

* Gestion de la venue des intervenants et saisie des différents process dans OP.

2. Secrétaire « placé(e) pour l'ensemble des pôles transversaux :

Assurer la suppléance en cas d'absence ou de besoin sur le secrétariat des 3 pôles transversaux : Dimension

internationale de la justice (DIJ) ; Humanités judiciaires (HJ) et Environnement judiciaire (PEJ)

3. Soutien de la cheffe de section pédagogie :

Intervention en soutien de la cheffe de la section pédagogie pour: l'organisation logistique des activités collectives, des semaines d'échanges AIAKOS et centralisation de la gestion des repas pour l' ensemble des séquences des pôles transversaux

- Participation à l'accueil des différentes promotions ainsi qu'aux évènements qui scandent la scolarité des différents publics d'apprenants: accueil, remise des ordinateurs portables et signatures des conventions de prêt; participation à l'organisation des prestations de serment.

Connaissances

- Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs

- Environnement professionnel du domaine d'activité

- Connaissance SQL Server et VMWARE ESX et réseaux (VLAN, Switch HP ou Cisco)

Savoir-faire

- Analyser une information, un document, une réglementation

- Anticiper

- Maîtriser les délais

Savoir-être

- Autonomie, tout en sachant rendre compte

- Grande réactivité
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- Excellent sens des relations humaines

- Avoir un véritable esprit d'équipe