Assistant État-Major H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales

L'assistant État-Major assiste la Responsable d'appui au pilotage (RAP), le délégué interrégional, le gestionnaire administratif et budgétaire et le gestionnaire Ressources Humaines de proximité.

Assistanat administratif des ressources humaines:

· Traitement et suivi des arrivées et départs des agents (dotation et restitution des fournitures et matériels).

Assistanat de direction auprès du délégué et du RAP:

· Rédaction de courriers, réponse aux appels téléphoniques, suivi des agendas.

· Tenue de tableaux relatifs à la gouvernance de la délégation.

· Gestion des archives et recherches documentaires.

· Traitement du courrier.

Assistanat de direction auprès du gestionnaire administratif et budgétaire :

· Gestion technique de la flotte des véhicules rattachés à la délégation (Odrive, suivi CT, entretien VL, contrôle état des VL...).

· Gestion des déplacements et frais des agents de la délégation (Chorus DT).

· Accueil physique et téléphonique.

· Assurer la gestion des fournitures: gérer le stock des fournitures techniques et administratives (commandes et livraisons), tenir l'inventaire, contrôler la consommation.

· Supervision des prestataires externes (maintenance du bâtiment et budget de fonctionnement, prise en compte des livraisons).

· Transport de personnalités en visite à la délégation (très ponctuellement).

En outre, à la demande de sa hiérarchie, l'assistant Etat-Major s'acquittera de toute mission entrant dans le cadre de l'activité de la délégation.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Permis B valideOUI NON

Déplacements ponctuels.

L'assistant Etat-Major doit harmoniser la gestion de ses absences avec celle du gestionnaire administratif et budgétaire afin d'assurer une continuité de service.

Connaissances

Outils bureautiques
Règles de gestion des frais de déplacements CHORUS DT

Savoir-faire

Accueil physique et téléphonique
Savoir rendre compte
Instruire un dossier
Aisance à l'écrit et à l'oral
Application
Intérêt domaine intervention Automobiles et gestion bâtimentaire
Application

Savoir-être

Faire preuve de discrétion
Expertise
Esprit d'équipe, adaptabilité
Maitrise
Sens des relations humaines
Maitrise