Secretaire - Parc Regional du Queyras H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité directe de la Direction, le/la secrétaire assure les missions de secrétariat (accueil téléphonique, gestion courrier et mail), un appui à la direction pour le bon fonctionnement administratif de la structure (gestion des instances de gouvernance, organisation de réunions) ainsi que la gestion des moyens logistiques (informatique, visio, gestion données)

Fonctionnaire ou contractuel -Filière administrative-Catégorie B ou C ;
* Contrat à temps complet 35h 00 hebdomadaires ou 39 heures hebdomadaires avec RTT - Si recrutement par voie contractuelle contrat de 1 an renouvelable ;

Accueil :
- Accueil téléphonique et des visiteurs institutionnels et du public ;
- Traitement et suivi des mails de la boite générique du Parc ;
- Gestion du courrier papier et électronique (enregistrement, suivi, envoi, archivage) ;
- Accueil divers : stagiaires, élus ...

Logistique :
- Gestion des achats : habillement et matériel de terrain des agents ;
- Gestion des commandes de fournitures de bureau ;
- Mise à jour des bases de données et des fichiers contacts ;
- Gestion du parc des tel mobiles ;
- Organisation logistique de réunions ;
- Appui logistique d'évènements (colloque, séminaire...) en lien avec le/la Chargé (é) de communication- animation. Gestion du protocole en cas de réception de VIP ;
- réservation de l'appartement de l'Arche des cimes ;

Informatique :
- Référente informatique avec ADS ;
- Soutien aux agents en informatique ;
- Gestion du matériel informatique reprographie et visio à disposition des agents ;
- Appui à la comptable pour l'inventaire du matériel informatique des agents et suivi ;
- Gestion de l'arborescence du serveur, archivage des données informatiques.

Appui au fonctionnement administratif du syndicat mixte :
- Préparation et suivi des réunions statutaires : ordre du jour, préparation dossier et réunions, convocation, compte rendus....
- Gestion des actes administratifs : contrôle de légalité, suivi, affichage, archivage ;
- Prises de rendez-vous, planification réunions techniques et politiques ;
- Préparation et suivi des réunions du Conseil scientifique ;
- Préparation et suivi de réunions d'autres instances (commission des marchés ...);
- Participation à l'élaboration de documents divers et suivi de dossiers ;

Connaissance :
- Connaissance des collectivités territoriales (bonus : connaissance des Parcs naturels régionaux) ;
- Connaissance du territoire et de ses acteurs administratifs ;
- Droit et fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale ;
Compétences :
- Gestion simultanée de tâches et impératifs de différents niveaux;
- Organisation, anticipation, planification, programmation du travail quotidien et hebdomadaire ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Maîtrise des outils bureautiques, connaissance des principaux logiciels : traitement de texte, tableur ;
Savoir-être : comportements attitudes, qualités humaines :
- Qualités relationnelles (amabilité, sociabilité) ;
- Rigueur dans le travail, application et patience ;
- Sens de l'organisation et des priorités ;
- Capacité d'anticipation ;
- Adaptabilité ;
- Autonomie ;
- Aptitude au travail en équipe ;
- Discrétion, respect de la confidentialité ;