Référent du Secteur Affaires Générales - Boulogne-Billancourt H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du responsable de l'Unité Back Office Vie Citoyenne, vous instruisez les demandes de formalités administratives (CNI, passeport) et les actes d'état civil auprès des usagers.

Placé sous l'autorité du responsable de l'Unité Back office Vie citoyenne, le référent du secteur Affaires générales a en charge :

1) Activités principales :

- Contrôle des dossiers Affaires générales traités par les agents de l'Unité Formalités administratives et Mariage (notamment, attestations d'accueil, certificat de vie, recensement citoyen).
- Prise en charge directe de dossiers d'usagers : recensement citoyen en ligne, retours de signature des attestations d'accueil, enregistrement et suivi des syndicats professionnels, cotation et paraphe de registres de sociétés.
- Suivi des dossiers du secteur avec les services déconcentrés de l'Etat.
- Rédaction de notes et courriers.
- Création et mise à jour de notices d'information à destination du public et de fiches de procédure interne.
- Veille sur le secteur d'activités.
- Mise à jour des statistiques et tableaux de bord.
- Prise en charge des appels téléphonique du groupement.

2) Activités ponctuelles :

- Conseils auprès des agents de l'Unité Formalités administratives en cas de besoin.
- Accueil physique le jeudi en nocturne, le samedi matin et, à la demande d'un supérieur hiérarchique chaque fois que nécessaire.
- Participation aux tâches des autres secteurs de l'Unité Back office Vie citoyenne.
- Archivage et classement des dossiers du secteur.
- Participation à l'organisation des élections.

- Le référent est officier de l'état civil délégué.

Titulaire d'un diplôme de formation supérieure de type Bac +2, vous justifiez d'une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d'une collectivité territoriale.

Rigoureux, organisé et méthodique, vous avez une appétence pour le droit civil et disposez d'une connaissance approfondie du code civil.
En votre qualité de référent, vous êtes à même d'assurer un management d'équipe (cohésion, formations, congés...) et d'accompagner les agents au quotidien au sein du service.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de régulation, et êtes à même également d'accueillir et de renseigner le public, et d'apprécier la demande au regard des différents documents transmis et/ou à transmettre.
Vous contrôlez l'authenticité des documents et attestations fournies. Vous suivez et mettez en application les procédures relatives à l'état-civil (actes, mariages, décès, cimetières).
Vous assurez un suivi juridique de l'activité et mettez en place les nouvelles réglementations.
Vous avez des qualités relationnelles et disposez d'une certaine aisance en public. Vous avez le sens de la pédagogie et faites preuve de bienveillance. Vous remplacez un agent en cas de besoin (nocturnes/samedis matins).
Vous avez le sens du service public et êtes disponible.