Assistant Administratif - Assistante Administrati CDD H/F - Centre Communal D'action Sociale

Si cette offre vous intéresse, merci de nous envoyer votre candidature CV + Lettre de motivation obligatoire à:

Monsieur le Président du CCAS
34 Avenue Benoit Frachon
38400 SAINT-MARTIN-D'HERES

Ou par mail à: ****@****.**CDD de 12 mois à 100 % relevant du cadre d'emploi des Adjoints administratifs (catégorie C).

MISSION DU POSTE :
Agent.e du pôle administratif de direction composé de deux rédacteurs assistantes de direction et un adjoint administratif. Ce pôle est chargé de traiter l'ensemble des dossiers administratifs de la Direction du CCAS. Il est également l'interlocuteur administratif des partenaires du CCAS

Activités :
1. Recrutements :
- publication des avis de vacances de poste, recueil des candidatures, organisation des commission d'entretien, envoi des convocations, réponses, suivi du PV et transmission des dossiers.

2. Conseil d'administration :
- mise en signature des décisions, délibérations et suivi des conventions, télétransmission, classement, archivage et publications règlementaires.

3. Secrétariat de l'administration générale :
- Accueil téléphonique de la Direction.
- Traitement du courrier.
- Suivi du courrier électronique, de la boite mail du CCAS, diffusion des informations.
- Suivi des parapheurs.
- Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation des réunions internes et/ou avec les partenaires.
- Suivi des arrêts de travail.
- Gestion des ordres de missions.
- Frappe et mise en forme de courriers, comptes rendus, divers documents.
- Organisation de l'accueil de stagiaires et suivi des conventions.
- Gestion du classement et de l'archivage des documents, dossiers papier et numérique

Participation à l'activité générale :
- Participer aux réunions de service, de groupes de travail et à toute activité transversale correspondante.
- Effectuer une polyvalence de service si nécessaire.

Profil recherché
Connaissances
- Techniques de secrétariat
- Environnement territorial de la collectivité
- Environnement de la Fonction publique territoriale

Savoir faire et qualités
- Maîtrise de l'outil informatique
- Utiliser Internet, intranet et une messagerie électronique
- Réactivité, gestion du temps et repérage des priorités
- Méthode et rigueur
- Capacité d'organisation
- Aisance relationnelle
- Discrétion professionnelle
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative
- Disponibilité
- Diplomatie
- Autonomie dans les tâches confiées
- Sens des responsabilités et du service public

Les activités et compétences sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'évolution des missions et des techniques de travail.

Avantages et participation de l'employeur :
Sans condition d'ancienneté.
Plan de déplacement de l'administration : remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ / mois).
Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Connaitre l'environnement territorial,Sens de la confidentialité, éthique, Expert(e) en logiciels bureautiques,Bonne maîtrise du secrétariat,Connaitre le public en grande difficulté,Connaitre le secteur social et les dispositifs,collecter, organiser, synthétiser des informations

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).