Assistant RH & Administratif H/F - Ep Group France

EP Group est un groupe industriel britannique spécialisé dans la conception, fabrication et transformation d'emballages en papier.
En France, 1 siège social à Marseille et 1 usine à Port Saint Louis du Rhône.L'Assistant(e) RH & Administratif assure le bon fonctionnement administratif du service des ressources humaines tout en prenant en charge des missions transversales liées à l'accueil, à la logistique interne et à la gestion des ressources matérielles.

Polyvalent(e) et rigoureux(se), il/elle intervient sur le suivi des dossiers du personnel, la gestion des absences, le recrutement, la formation, ainsi que sur des tâches de gestion courante du bureau telles que l'accueil des visiteurs, l'organisation des réunions, et les achats de fournitures.

Ce poste requiert une excellente organisation, un sens du service développé, et une capacité à jongler entre les priorités RH et les besoins opérationnels du quotidien.

Ressources Humaines :

Gestion administrative du personnel : contrats, avenants, suivi des absences et congés, déclarations sociales
Organisation des visites médicales et suivi des échéances
Préparation des éléments variables de paie et saisie dans les outils (ex : My Silae, Hordyplan)
Appel des absents non déclarés et mise à jour du planning dans Hordyplan
Recrutement : rédaction des annonces, tri des candidatures, convocations, accueil des candidats
Onboarding : accueil des nouveaux salariés, remise des documents, suivi d'intégration
Gestion des formations : planification, inscriptions, suivi des évaluations
Assistance aux salariés : aide à la souscription mutuelle/prévoyance, réponses aux questions RH
Reporting RH : mise à jour des tableaux de bord, suivi hebdomadaire des indicateurs RH

Tâches administratives générales :

Accueil physique et téléphonique des visiteurs
Organisation des déplacements et hébergements pour les visiteurs ou collaborateurs
Gestion des salles de réunion : planning, mise en place, matériel
Suivi du parc automobile : affectations, entretiens, assurances
Achats de consommables : fournitures de bureau, produits alimentaires, gestion des stocks
Traitement du courrier : réception, tri, distribution
Classement et archivage des documents administratifs

Un niveau d'anglais opérationnel à l'écrit comme à l'oral est exigé.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Documents d'embauche,Législation sociale,Assurer le suivi des dossiers de maladie, maternité, accidents du travail, etc,Assurer un accueil téléphonique,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Concevoir des supports de suivi et de gestion,Effectuer les formalités d'embauche,Effectuer un suivi administratif des obligations liées aux Instances Représentatives du Personnel (IRP),Faciliter l'intégration des nouveaux employés,Gérer les dossiers individuels de formation,Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (changement de situation, évolution de carrière, etc.),Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser un recrutement,Préparer les éléments constitutifs de la paie,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion des arrêts maladie,Renseigner le personnel sur la législation sociale et les spécificités de l'entreprise,Renseigner les salariés sur leur dossier personnel et répondre à leurs questions liées aux ressources humaines,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Traiter les informations relatives aux changements de contrat

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Fabrication d'emballages en papier

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.