Assistant Technique et Administratif - 25H - Toulouse H/F - Hydro Geotechnique

Assistant(e) technique et administratif(ve) en bureau d'études TP - Toulouse - CDI

Date de début souhaité : Dès que possible
Lieu de travail : Plaisance du Touch (31)
Contrat : CDI à temps partiel évolutif sur un temps complet
Durée du travail : 25h00 hebdomadaires minimums

Basé sur l'agence de Plaisance du Touch, vous serez amené(e) à assister les ingénieurs dans les tâches administratives et commerciales.

Vos missions seraient notamment les suivantes :

- Accueil des visiteurs (clients, fournisseurs) et gestion du standard téléphonique
- Recueil, distribution et préparation des appels d'offres
- Gestion administrative des devis, factures, rapports, dossiers de synthèse
- Mise à jour des registres (devis, commandes, factures, tableaux de bord)
- Réalisation et suivi des DT/DICT
- Gestion des visites médicales, tableau des absences, planning des formations
- Réservation et gestion du matériel et des fournitures de bureau
- Gestion des intérimaires et accueil sécurité des nouveaux arrivants
- Suivi des dossiers qualité, hygiène, sécurité et environnement (QHSE)
- Participation à des projets d'amélioration interne
- Collaboration avec les partenaires externes (fournisseurs, maîtres d'ouvrage, collectivités)
- Élaboration d'outils comptables de suivi et bilans analytiques par dossier

Profil recherché

- Formation Bac pro assistanat administratif ou équivalent minimum
- Expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur TP/BTP ou bureau d'études
- Bonne maîtrise de l'outil informatique et en particulier du pack Office (Word, Excel),
- Capacité à organiser, prioriser et anticiper les tâches
- Sens du relationnel et de la communication, rigueur et dynamisme
- Être force de proposition et savoir s'adapter
- Autonomie et esprit d'équipe

Rémunération

(à partir de 13€/h brut, selon expérience), Mutuelle famille, primes vacances.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assistant de direction,BTS assistance technique d'ingénieur,BTS support à l'action managériale,BUT spécialité gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal,Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Suivi de dossiers techniques,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Coordonner les réponses aux appels d'offres,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Elaborer des tableaux de bord,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer les dossiers techniques pour les réunions,Relayer de l'information,Renseigner des supports de suivi d'activité,Répondre à un appel d'offres,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).