Secrétaire de Scolarité Fle - Cla H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Définition de la fonction : Secrétaire de scolarité

Positionnement dans le service:
Sous l'autorité de la responsable du pôle scolarité et vie des étudiants et des stagiaires et de la responsable-adjointe

Champ des relations :

- En interne: contact permanent avec la responsable, la responsable-adjointe, les coordinateurs pédagogiques, le service financier, les autres services
- En externe: contact avec les organismes: agences, particuliers, ambassades, instituts français, universités françaises et étrangères, entreprises, etc.

Mission 1 : Accueil physique des stagiaires

- Accompagner et renseigner quotidiennement les usagers pour les (ré)inscriptions, modifications de cursus, paiements, la gestion administrative de leur dossier, les demandes de remboursement et renseignements divers.

Mission 2 : Gestion administrative et financière des stagiaires

- Actualiser l'offre de formation du CLA dans le logiciel interne (AEC)
- Répondre à toutes les demandes d'informations portant sur les cours de FLEdont CI, cours fondamental et cours spécifiques
- Etablir les devis et factures pour les organismes en appliquant la politique tarifaire de l'établissement
- Réceptionner les devis signés et les pièces annexes
- Suivi et relances des paiements
- Enregistrer quotidiennement chaque inscription dans AEC
- Etablir et transmettre les attestations d'inscription
- Editer et mettre à jour les listes de classes, absences et emploi du temps et les diffuser aux services concernés (accueil, responsable pédagogique et enseignants ...)
- Editer et transmettre les cartes des stagiaires
- Préparer les rentrées (effectifs nouveaux, tests de niveau, cahiers de classe...),
- A chaque fin de session, éditer et transmettre les évaluations aux professeurs et aux commanditaires, éditer les certificats de fin de stage

Missions annexes :

- Participer aux arrivées de groupes des différents programmes FLE du CLA autant que de besoin
- Assurer les remplacements au sein du pôle autant que de besoin

Compétences souhaitées :

- Connaissance de la structure
- Maîtrise des outils informatiques et de l'environnement Windows
- Niveau anglais B1 souhaité (oral et écrit)

Qualités requises :

- Disponibilité, réactivité, adaptabilité (flexibilité nécessaire au moment des rentrées)
- Savoir et apprécier travailler au sein d'une équipe
- Polyvalence avec les collègues pour la prise de congé