Responsable Administratif et Financier H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales :
La gestion des ressources humaines:
· Etre le correspondant de la DGDRH pour tout acte lié aux ressources humaines (entretiens annuels professionnels, recrutements, campagne emploi, congés etc...)
· Encadrer et animer le service financier de la DGDIL (mener les entretiens annuels professionnels, compléter le tableau des primes)
· accompagner les parcours professionnels des agents, participer au recrutement, gérer les conflits.

La gestion et le pilotage administratif
· Conseiller le directeur sur les aspects organisationnels de la DGDIL
· Veiller à la régularité des actes, des décisions et des procédures en lien avec la DGDAJI
· Assurer le suivi des contrats/conventions avec les partenaires internes/externes, notamment avec une attention particulière sur le contrat en PPP du bâtiment Copernic,
· Assurer le secrétariat des instances statutaires
· Organiser les réunions (internes DGDIL et externes/tutelles/partenaires/campus, écoles, composantes de formation et recherche, laboratoires etc...) et y représenter la DGDIL si nécessaire

La gestion et le pilotage budgétaire, financier et matériel de la direction
· Participer à l'élaboration du budget DGDIL en coordination avec la DGDAF
· Intégrer dans le porte-feuille immobilier tous les campus, pour avoir un pilotage national sur ce domaine
· Contrôler l'exécution du budget (dépenses et recette)
· Construire et alimenter des outils de comptabilité analytique de la DGDIL
· Répondre aux enquêtes/demandes sur le périmètre budgétaires/financier/administratif
· Suivre et mettre à jour les tableaux et indicateurs budgétaires/financier (PPI, etc...)
· Etre un appui juridique et administratif en matière de code des marchés publics et à la mise en place des pénalités prévues aux marchés
· Suivre et effectuer un contrôle de la régularité des actes liés aux marchés publics et aux procédures internes de suivi de l'exécution des marchés.

La gestion de projet au sein de la direction

· Identifier les besoins et les objectifs, constituer une équipe projet, rédiger des notes de cadrage et suivre le projet jusqu'à son aboutissement

· En particulier, mettre en place un dispositif d'astreinte et en assurer sa bonne exécution

Missions annexes:

· Veiller, en lien avec le service Hygiène et Sécurité, au respect des règles d'hygiène et de sécurité dans les locaux attribués à la direction
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· Proposer et conduire une politique de communication, s'assurer du relais des informations en interne, la production et les moyens de la direction

·Gérer les procédures (DGDIL et externes), les notes/règlementations applicables à la DGDIL, les fonds documentaires/archives/base de données informatiques.

· Etre l'interlocuteur(trice) des services centraux de l'Université pour la communication interne, les remontées d'informations, la mise en oeuvre des évolutions (techniques, organisationnelles, structurelles, légales...)

Il/Elle participe à la fixation des objectifs de la direction et à l'élaboration de la stratégie qu'elle met en oeuvre dans le domaine budgétaire.

Il/Elle élabore et met en oeuvre des indicateurs de pilotage et des outils d'aide à la décision.