Assistant Administratif - Jeunesse CDD H/F - Departement de L'ardeche

Votre mission :
Vous travaillerez pour la direction des sports auprès de l'assistante administrative chargée du Bonus Collégiens :
Le bonus collégiens du Département, c'est une aide pour chaque collégien ardéchois qui s'inscrit dans une association ou une structure sportive ou culturelle d'Ardèche.
Vous aurez en charge :
- l'accueil téléphonie de l'usager : le renseigner sur le dispositif (définir avec lui s'il peut en bénéficier), l'orienter sur le formulaire en ligne (aide à distance de sa saisie),
- l'accompagnement informatique (comment trouver le certificat scolaire sur Pronote, changer un RIB JPG en PDF....),
L'instruction des demandes sur Geodemat (voir tuto): vérification des pièces justificatives, de la saisie en ligne (date de naissance/communes/montants),
- La réponse aux mails sur ****@****.** et ****@****.** et mail perso.
- La rédaction de courrier pour retour de dossiers papiers,
- L'export annexe : "nettoyage de l'export", vérifier si doublon, préparer le fichier pour le publipostage, annexe pour la CP12.
- La préparation des notifications, envoi à l'imprimerie, informer le cabinet de l'envoi pour la signature PCD
- des missions administratives diverses (dans le cadre des missions globales de la DCSJVA)

Profil
Savoir :
Maitrise des outils bureautiques et bonne adaptation à de nouveaux logiciels

Savoir faire :
Accueil téléphonique
Suivi et analyse de dossiers, aisance rédactionnelle et orale ; capacité de synthèse ; sens des responsabilités et de l'organisation ; respect des échéances.

Savoir être :
Sens du travail collectif et aisance relationnelle ; capacité d'écoute, d'analyse et de transmission ; adaptabilité ; organisation et gestion des priorités ; autonomie dans le travail et aptitude à atteindre ses objectifs.

Formation souhaitée : Formation administrative

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.