Gestionnaire Administratif·ive H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions :

Sous la responsabilité de la responsable du pôle Saive

Assurer une mission de service public: accueillir, informer et conseiller les étudiants.es dès leur entrée à l'université et tout au long de leur parcours universitaire.

Participer à la mise en oeuvre des actions du pôle Saive pour accompagner les étudiants ayant une difficulté et faciliter leur réussite dans les études.

Prendre en charge l'organisation des commissions d'exonération des droits d'inscription, des commissions de remboursement des droits d'inscription et des commissions d'aides sociales.

Appuyer les différentes activités administratives du pôle auquel il.elle est rattaché.e.

Activités principales :

Accueil et information du public : (physique, téléphonique), orientation vers d'autres interlocuteurs, réponses aux mails. L'accueil et l'information s'entend de manière étendue aux aides et services liés à la vie étudiante proposés par l'université.

· Gestion administrative de deux commissions d'aides étudiantes :

o La commission d'exonération des droits d'inscription : réception des dossiers de demande, vérification des pièces constitutives du dossier, préparation des commissions, participation aux séances, envoi des notifications de décision aux demandeurs et relation avec les étudiants.

o La commission d'aide sociale pour les étudiants : réception des dossiers de demande, vérification des pièces constitutives du dossier, préparation des commissions, participation aux séances, envoi des notifications de décision et relation avec les étudiants.

· Entretien d'un lien étroit avec le service social du CROUS.

· Suivi budgétaire et financier (en lien avec la responsable du pôle Saive et la Direction Financière et le Service Comptabilité).

o Participation à la rédaction du bilan annuel des commissions et de tout autre bilan pouvant être lié à son activité ou l'activité du pôle (nombre de mails reçus sur la liste générique, d'étudiants rencontrés, participation aux futurs ateliers et autres besoins).

· Assistance administrative : secrétariat, gestion du courrier, classement, archivage divers, suivi budgétaire et statistiques, suivi des activités, etc

· Soutien logistique lors des évènements organisés par le Saive.

o Le pôle étant nouvellement créé, les actions vont se développer et une polyvalence et adaptation sont nécessaires.

Connaissances requises :

· Connaissance de l'environnement universitaire

· Connaissance en gestion administrative

· Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique

Compétences opérationnelles :

· Maîtrise des outils de bureautiques et numériques (Excel, Word, Google Drive)

· Maîtrise des méthodes de classement

· Excellente communication écrite et orale
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· Savoir rendre compte

Qualités requises :

· Organisation et rigueur

· Autonomie et adaptation

· Sens du relationnel

· Travail en équipe

Réactivité