Assistant Assistante Direction - Métier H/F - Caisse des dépôts groupe

Le poste est placé sous l'autorité de la responsable de l'unité de Blois, au sein d'une équipe de 8 collaboratrices et collaborateurs.

Vos missions seront les suivantes:

Mission 1: Prendre en chargele standard téléphonique et l'accès au site

Gérer les appels de la télésurveillance pendant les horaires de travail
Assurer les 2 accès au site par vidéo portier et écrans de contrôle + contrôle sur place à l'entrée et à la sortie des visiteurs/prestataires
Mission 2: Accueillir, accompagner et suivre les prestataires

Gérer l'enregistrement et l'émargement sur le registre d'entrée/sortie
Transmettre les consignes de sécurité aux prestataires
Remettre les équipements «Protection des Travailleurs Isolés»
Tenir à jour le tableau de suivi des entreprises, et autres registres
Contrôler que les prestations sont conformes aux attendus (délais, programmes définis...)
Etablir un premier diagnostic des dysfonctionnements constatés, alerter les prestataires concernés pour la mise en place des actions correctives, effectuer des reportings réguliers des diagnostics, alertes ou actions concernant le bâtiment au gestionnaire du pôle immobilier ou à la responsable de site
Misson 3: Assurer la gestion administrative du site de Blois

Assurer le suivi des dossiers RH: gestion des chèques déjeuners, suivi des demandes de formation et d'habilitation...
Gérer le suivi des commandes de fournitures
Réaliser des inventaires (fournitures, matériels...)
Réaliser différents supports en tant que de besoin
Participer régulièrement à des tâches de petite manutention
Apporter un renfort ponctuel en fonction des besoins et de la charge de travail des collaborateurs en charge des archives
Contribuer activement à la logistique lors des visites/séminaires/réunions programmés sur site (services internes, commission externes...)

Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

De formation en Assistanat de Direction/Assistant manager ou expérience profesionnelle équivalente.
Expérience minium de 3 ans sur un poste similaire.
Une expérience est attendue dans le domaine de la gestion immobilière (travaux d'entretien du bâti, des installations techniques et des espaces verts)
La connaissance du secteur des Archives serait un vrai plus.

Votre rigueur et votre réactivité vous permettent d'alerter en cas d'écart sur les objectifs qualités demandées et sur toute situation dysfonctionnelle sur site (bâtimentaire ou autre).
Vous priorisez vos tâches et organisez le travail en autonomie.
Vous savez rédiger du contenu sans faire de faute d'orthographe tout en adaptant votre style d'écriture au type de document traité, vous faite également preuve de synthèse et/ou de vulgarisation si besoin pour rendre accessible l'information.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, notamment les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Teams, logiciels de gestion...).
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Qualités personnelles

Notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter:

Votre sens de l'intérêt général, du service rendu et de la relation client
Vos qualités relationnelles
Votre goût du travail en équipe et en transversalité
Votre autonomie
Votre sens de la confidentialité