Assistant Administratif H/F - IPAG

L'assistant(e) administratif(ve) assiste le Responsable du campus dans l'organisation et le suivi administratif du site de Thionville-Luxembourg.

Compte tenu du temps partiel, le poste se concentre sur les missions essentielles liées à la gestion quotidienne et au soutien administratif.

1. Gestion administrative :

- Assurer le secrétariat du Responsable de campus (agenda, mails, courriers, notes) ;
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous ;
- Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs (étudiants, intervenants, prestataires) ;
- Classer et archiver numériquement les documents pédagogiques et administratifs.

2. Support pédagogique et vie étudiante :

- Accueillir, informer et orienter les étudiants pour leurs démarches administratives ;
- Participer à l'organisation logistique des événements majeurs du campus (portes ouvertes, soutenances, forums) ;
- Renseigner les différents publics et les orienter vers les services adéquats.

3. Suivi logistique et financier simplifié :

- Gérer les commandes de fournitures et le suivi des prestataires locaux ;
- Préparer les éléments pour le suivi budgétaire et les transmettre au responsable de campus.

4. Communication et accueil :

- Accueillir les enseignants, visiteurs et partenaires ;
- Relayer localement la communication institutionnelle (affichage, diffusion interne) ;
- Echanges d'informations entre la Direction de l'Institut Notre Dame de la Providence et l'IPAG Business School.

Compétences :

- Présentation soignée et attitude professionnelle ;
- Excellent sens de l'accueil, de l'écoute et du service et capacité d'adaptation ;
- Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit - bon niveau d'anglais professionnel (accueil d'étudiants étrangers) ;
- Excellente organisation, rigueur et autonomie ;
- Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda numérique) ;
- Discrétion, diplomatie, ponctualité.

Parcours professionnel - Profil :

- Formation Bac +2 minimum ;
- Expérience réussie dans une fonction administrative, idéalement dans l'enseignement supérieur.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.