Secrétaire Gestion H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le titulaire du poste est affecté au secrétariat du pôle.

Le secrétariat comprend 2 agents de catégorie C sous la responsabilité directe de l'adjoint du chef de Pôle (catégorie B).

Le secrétariat assure les missions suivantes:

- secrétariat du sous-directeur et de son adjoint: appels téléphoniques, tenue des agendas et des plannings,

- accueil téléphonique et physique de la sous-direction

- gestion de la boîte structurelle commune

- mise en forme de notes et dossiers,

- enregistrement et suivi des courriers et des parapheurs (logiciels «MESSAGER», «Courrier» et «Tableau de suivi»), envoie du courrier,

- relations avec le secrétariat du Cabinet du Directeur de la PJJ (urgences courrier, recherches),

- réservation de salles pour les réunions de la sous-direction,

- suivi des déplacements et des frais de mission,

- suivi des commandes avec les secrétariats mutualisés ( cabinet de la directrice, sous-direction du pilotage et des moyens budgétaire, sous-direction des ressources humaines)

- opérations logistiques

- gestion des commandes publique

- transmission des ordres de mission

organisation et participation des évènements de la sous-direction (séminaires, COPIL, RDME,...)

Connaissances :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Savoir-être
capacité au travail en équipe
Etre autonome

Savoir-faire
Sens de l'organisation
Réactivité
Esprit d'initiative