Secrétaire de la Direction de la Prospective et des Finances du Conseil d'Etat H/F - Conseil d'Etat

Votre environnement de travail :

La direction de la prospective et des finances a pour mission la gestion du budget du Conseil d'Etat et des juridictions administratives, le contrôle interne et de gestion, l'élaboration des statistiques d'activité juridictionnelle, la passation des marchés publics et la prise en charge, en relation avec le centre de gestion financière, de tous les actes de gestion comptable.

Vos missions :

Vous assurez toutes les activités d'un secrétariat de direction. Disponible et doté(e) d'un grand sens de l'organisation, vous devrez faire preuve d'initiative pour participer à la gestion administrative de la direction et plus particulièrement développervotre activité dans les domaines suivants:

o 1/ Gestion de l'agenda du directeur et de son adjoint: prise de rendez-vous, vérification permanente des agendas, organisation et préparation des réunions, accueil des visiteurs et filtrage téléphonique;

o 2/ Participation à la vie administrative de la direction: préparation et gestion des réunions nécessaires au fonctionnement de la direction en interne et avec les interlocuteurs externes, participation à la réunion hebdomadaire et rédaction du compte-rendu, gestion du planning des congés et des fournitures de bureau, mise à jour et suivi de l'organigramme de la direction et préparation de courriers, notes ou dossiers.

o 3/ Suivi du courrier: traitement, suivi et archivage du courrier (enregistrement des courriers arrivées et départs dans l'outil Elise), enregistrement et suivi des parapheurs transmis au secrétariat général.

o 4/ Préparation des dossiers: contribution à la préparation des dossiers à la demande des chefs de bureau.

o 5/ Appui à la section des déplacements pour la réservation de titres de transport dans Chorus DT.

D'autres missions particulières pourront également vous être confiées pour contribuer au bon fonctionnement de la direction.

Liens hiérarchiques et fonctionnels: le directeur de la DPF et son adjoint.

Pour information : le déménagement du service est prévu courant de l'année 2026 quai Voltaire (Paris 7ème).

Vous possédez les compétences et savoirs suivants:

- Techniques de secrétariat;

- Outils bureautiques courants (Outlook, Excel, Word);

- Aptitudes rédactionnelles et implication dans la qualité des dossiers ;

- La connaissance des applications Elise et Chorus DT serait un plus.

Savoir-faire

- Capacité d'organisation et gestion du temps;
Afficher la suite
- Réactivité et soin dans l'exécution des travaux;

- Qualité de l'expression écrite;

- Excellent relationnel et adaptabilité aux différents interlocuteurs;

- Gestion des situations d'urgence.

Savoir-Etre

- Discrétion;

- Polyvalence;

- Équanimité;

- Rigueur;

-Capacité d'adaptation.