Université Lyon 1 - Secrétaire Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le positionnement de Secrétaire administratif est central au sein du laboratoire et sous la responsabilité de l'équipe de direction scientifique.

Ces missions sont réparties entre la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure :

- Assurer la saisie des commandes et ordres de mission auprès de deux tutelles (Inserm et Université Lyon 1) et effectuer leurs suivi
- Suivi des convention de stages et les gratifications
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Organiser les réunions de direction, rédiger les comptes-rendus
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques...)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

- Communiquer
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utilisation avancée de l'ordinateur
- Techniques d'élaboration de documents
- Rangement et archivage des documents
- Savoir prioritiser les demandes
- Techniques de communication
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte