Secrétariat H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

- Accueil du public par téléphone

- Gestion de la boîte structurelle du service (traitement, orientation des courriels, archivage, enregistrement des pièces judiciaires)

- Mise à jour du tableau de répartition des PPSMJ par CPIP

- Affectation des dossiers arrivants de la semaine précédente le lundi (saisie sur GENESIS et APPI) et envoi du courrier d'information aux personnes détenues

- Réaffectation des dossiers APPI et GENESIS

- Préparation des dossiers arrivants le mardi

- Constitution de dossiers vierges (côtes, sous-côtes...) en vue de la création des dossiers arrivants

- Enregistrement et affranchissement du courrier

- Envoi des dossiers des sortants

- Porter le courrier interne que les CPIP envoient aux détenus en détention, ainsi que les convocations des partenaires

- Dispatching du courrier interne et externe

- Archivage des dossiers des sortants

- Impression et enregistrement des rôles de CAP et transmission au CPIP concerné, puis constitution des dossiers des différents rôles (PS, LSC, SPP, RPS)

- Impression des PS délégations, enregistrement et envoi au CPIP concerné

- Impression des convocations si suivi MO (SP/SSJ)

- Enrôlement des pré-débats contradictoires et envoi par mail aux différents services pour les informer

- Elaborer les convocations en lien avec les partenaires (mission locale, PPAIP, pôle emploi), impression des convocations

- Mise à jour du tableau des visiteurs de prison, affectation des personnes détenues pour chaque visiteur, et gestion des dossiers (demandes, renouvellement et extension d'agrément)

- Diverses tâches annexes (suivi des photos d'identité, constitution des dossiers d'actes d'état civil)

- Gestion des stocks de fournitures (état des besoins, état des stocks, vérification des livraisons...), commande des fournitures

- Gestion des autorisations d'accès en fin d'année, pour leur renouvellement

- Gestion des visiteurs de prison

- Tenue des statistiques

- Diffusion des listes au agents

Connaissances :
Outils bureautiques (Word, Excel, Office, etc)

Savoir-être :
Sens du service public
Qualités relationnelles