Secrétaire d'Antenne - Spip 80 - Ra Péronne H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Placé sous l'autorité du directeur du service pénitentiaire d'insertion et probation, le ou la secrétaire assure la diffusion et la sélection des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités dans le service. Cet agent est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont ils assurent le secrétariat. Il ou elle peut être amené à gérer la documentation.

Vos activités principales

L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs.

Positionné au sein de l'antenne locale d'insertion et de probation de Péronne, il est placé sous l'Autorité De la directrice du SPIP de la Somme, ou par délégation du directeur adjoint.

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, il assure les missions de secrétariat, de logistique ou d'accueil du public.

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les publics, particulièrement les PPSMJ, en tenant compte des préconisations inscrites sur le tableau des profils sensibles.
- Recueillir et transmettre les premiers éléments d'informations aux personnels concernés.
- Créer des mesures judiciaires sur l'applicatif métier
- Créer les dossiers papier des mesures judiciaires
- Assurer la mise en état et la gestion administratives des dossiers administratifs des personnes suivies. Réclamer les pièces judiciaires le cas échéant.
- Participer à l'affectation des mesures des mesures aux CPIP selon les modalités déterminées par note de service
- Réaliser les demandes de B1 (automatiquement pour les CJPP, à la demande des CPIP pour les autres mesures)
- Assurer l'archivage, voire la clôture, des dossiers des personnes suivies
- Assurer une veille trimestrielle des dossiers des personnes incarcérées
- Participer aux suivis statistiques (tableau affectations des mesures, tableau CJPP, nombre de meures prises en charge par mois, nombre de fin de mesure par mois)
- Participer à la transmission des statistiques concernant la mise en oeuvre de la LSC/D (logiciel OLAF)

Connaissances :

- La réglementation pénitentiaire relative au domaine de l'emploi
- Les références et sources réglementaires
- L'organisation et le fonctionnement du lieu de travail
- Connaître les techniques et outils de communication interne et externe
- Connaître le plan de classement
- Connaître les procédures administratives
- Connaître la rédaction administrative

Savoir-faire :
Afficher la suite
- Mettre en oeuvre les techniques de communication interne et externe
- Mettre en oeuvre le plan de classement
- Utiliser les logiciels et applications informatiques
- Analyser
- Synthétiser
- Restituer l'information
- Rédiger des notes, rapports et documents

Savoir-être :

- Aptitude à l'écoute et au dialogue
- Aptitude au conseil
- Diplomatie
- Sens de l'initiative
- Maîtrise de soi
- Sens de l'éthique
- Rigueur
- Capacité à organiser et à prioriser