Secrétaire H/F - Greta-Cfa Alpes Provence

Le GRETA CFA Alpes Provence, recherche pour son antenne de Digne dans le cadre d'un remplacement maternité, un(e) secrétaire (H/F) à temps complet.

Missions principales :
- Accueil téléphonique
- Classement
- Archivage

Accueil :
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés

Gestion administrative:
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Renseigner les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord)
- Classer et archiver les documents papiers et dématérialisés

Gestion logistique:
- Préparer les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes...)

Démarche qualité
- Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité au sein du service
- Proposer des améliorations

Bac pro secrétariat ou équivalent
Connaissance du monde de la formation professionnelle serait un plus
Maitrise Word/Excel

Compétences et connaissances :
Rigueur
Organisation
Capacité d'anticipation
Autonomie
Reporting
Capacités relationnelles
Travail en équipe
Esprit positif et constructif
Orienté solution

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classement, archivage,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.