Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Secretariat General Commun Departemental

Contextes pro :
Le service eau, forêts, espaces naturels a en charge les thématiques liées à l'eau, à la nature et à la forêt. Il anime à ce titre la MISEN (mission interservice de l'eau et de la nature) et coordonne son plan de contrôles. Le service est organisé en cinq pôles : forêt, milieux aquatiques, quantité qualité de l'eau, un pôle espaces naturels, un pôle procédures et politique de l'eau un adjoint transversal en charge notamment de l'animation de la politique de l'eau et un chargé de mission sur l'accompagnement des projets liés aux économies d'eau.
Le service compte 23 personnes.

« Porte d'entrée » du SEFEN, l'assistant(e) participe au bon fonctionnement du service. Il.elle est un pilier essentiel du service, contribuant à créer un environnement de travail harmonieux et efficace. Il.elle assiste le chef de service dans l'organisation du travail et contribue au bon déroulement des activités du service.L'assistant(e) a une bonne connaissance des missions de chaque pôle et des politiques publiques portées par le service. Il.elle assure la bonne marche des travaux du service et joue un rôle d'interface entre les différents pôles ainsi qu'avec les interlocuteurs externes.

Missions :
- Missions principales liées aux fonctions d'assistance du service
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques notamment des appels liés à la prédation du loup et les courriels externes et internes, Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
Assurer l'enregistrement et le suivi des courriers importants et réservés
Assurer une relecture et vérifier la mise en forme de l'ensemble des documents mis à la signature de la hiérarchie, et leur suivi
Assurer le classement et l'archivage de la documentation du service sur le sujet forêt.

Contrat de deux mois (01/11/25 au 31/12/25)
- Suivre et actualiser régulièrement des coordonnées et réseaux de partenaires (ONF, CRPF ...).
- Participer à l'organisation des réunions importantes et évènements du service
- Assurer les relations avec le secrétariat de direction, les secrétariats du préfet et du secrétaire général de la préfecture
- Assurer le rôle de correspondant du service dans le domaine Ressources Humaines : accueil des nouveaux arrivants, gestion des fournitures, référent du service pour les logiciels de suivi et gestions du temps et des frais de déplacements, référent véhicules et référent archivage

- Autres missions spécifiques
Chargée de communication du service : promouvoir et diffuser des supports de communication sur les obligations de débroussaillement ; référent pour le service du site Internet de l'État dans la Drôme. Publication des actes au recueil administratif.
Assistance au pôle forêts dans le traitement administratif des autorisations de défrichement et des actes liés à la réglementation forestière (gestion forêt publique et privée)
Conseiller les agriculteurs prédatés dans les démarches administratives à engager.
Appuis ponctuels aux pôles du service dans l'exercice de leurs missions : travail au quotidien avec tous les membres du service.

Compétences :
Compétences techniques : connaissance du sujet prédation du loup, de la réglementation forestière, maîtriser les outils bureautiques et logiciels spécifiques, dont la publication sur le site internet de la préfecture de la Drôme ; applications informatiques métier ; Classement, archivage ; savoir organiser des réunions et diffuser des informations
Compétences transversales : qualités rédactionnelles; hiérarchiser les urgences ; être capable d'anticiper et de s'organiser pour respecter des délais ; connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique du service

Savoir être : Avoir un esprit d'équipe, Sens de l'organisation et de gestion du temps ; réactivité ; adaptation à l'évolution des missions et aux nouvelles techniques bureautiques ; autonomie

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.