Assistant de Direction H/F - O'my Emploi

L'objectif principal de MAKE UP FOR EVER aux Antilles est de faire vivre une expérience mémorable aussi bien à sa clientèle qu'à son équipe. L'humain est donc au coeur de toutes ses attentions.
Nous recherchons un Assistant de Direction (HF) à temps partiel (20h/semaine).

ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Missions
Vous aurez pour mission principale de soutenir les managers dans leurs tâches quotidiennes pour optimiser l'efficacité et la productivité de l'entreprise. Vous assurerez la gestion administrative, la coordination des activités, la communication interne et externe, tout en anticipant les besoins de l'équipe de Direction pour garantir une organisation fluide et efficace.
De plus, vous jouerez un rôle clé en tant qu'assistante personnelle de la dirigeante, en prenant en charge des aspects importants de sa vie privée pour lui permettre de se concentrer sur la croissance de l'entreprise.

Vos tâches clés seront :

Gestion Administrative :
- Gestion des appels téléphoniques et des emails
- Rédaction et gestion des courriers et des documents administratifs
- Préparation et suivi des dossiers
- Location de matériel
- Préparation de commandes, expédition
- Facturation et suivi des encaissements
- Remises de paiement
- Règlements fournisseurs
- Scan de documents (pièces comptables notamment) et archivage
- Participation à la gestion administrative du personnel.

Coordination des Activités :
- Préparation des supports de réunion
- Suivi et coordination des projets.

Communication :
- Accueil des visiteurs
- Transmission et circulation de l'information entre la direction et les équipes.

Support Logistique :
- Organisation des déplacements
- Gestion des supports de communication
- Gestion des achats indirects (fournitures de bureau, consommables, équipements, .)
- Gestion de l'entretien des équipements, des petites réparations et travaux
- Préparation et organisation des évènements internes et externes.

Profil recherché
Vous bénéficiez d'une formation en secrétariat, gestion ou administration et détenez une expérience de 3 ans dans un poste similaire.
Vous êtes une personne proactive, organisée, et polyvalente, capable de gérer avec discrétion et efficacité aussi bien les aspects professionnels que personnels.
Vous faites preuve de :
. Qualités relationnelles et discrétion
- Rigueur et sens de l'organisation
- Polyvalence et adaptabilité
- Maîtrise des outils bureautiques
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Capacité à gérer des tâches variées avec autonomie et proactivité.

Si vous souhaitez contribuer activement à la réussite de l'entreprise tout en jouant un rôle clé dans l'organisation personnelle de la dirigeante, ce poste est fait pour vous.

Avantages

- Tickets restaurant
- Mutuelle d'entreprise premium
- Prévoyance.

Experience: 4 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Portails Internet

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.