Adjoint Administratif Service Accueil H/F - Ehpad Maison de Retraite Aulagnier

*CONTRAT PROPOSE EN PEC CAE (CAOM 92) : OUVERT AU PUBLIC ELIGIBLE BENEFICIAIRE DU RSA ET RESIDENT DES HAUTS-DE-SEINE (92)*

L'adjoint administratif au service accueil assiste la Directrice de site via la réalisation des opérations courantes relatives à sa fonction.

En hiérarchie directe avec :
-La Directrice de la direction commune
-Les Directrices adjointes de la direction commune
-La responsable des admissions et accueil

DESCRIPTION DES ACTIVITES EN ORDRE DE PRIORITE

1.Gestion de l'accueil et du standard

-Accueillir les personnes (résidents, familles, tuteurs, fournisseurs, visiteurs, agents.) et identifier leur demande.
-Renseigner les personnes, les orienter, les accompagner vers leur interlocuteur, le service ou le lieu demandé.
-Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés et transmettre des messages.
-Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
-Actualiser l'affichage, les informations, les documents mis à disposition des visiteurs.
-Orienter les livraisons
-Assurer le classement, l'archivage du service
-Veiller au respect des règles sanitaires par les visiteurs

2.Gestion des admissions et des dossiers administratifs

-Renseigner les visiteurs sur la procédure d'admission et le fonctionnement de l'établissement.
-Mise à jour de la partie administrative des dossiers NETSOINS en cas de modification (changement d'adresse de familles, changement de tuteur, etc.),
-Intégration des dossiers de demande d'admission dans le logiciel VIATRAJECTOIRE,
-Vérifier la complétude et le classement des dossiers administratifs (mise à jour annuelle des attestations mutuelle / sécurité sociale, suppression des doublons dans les dossiers, numérisation des documents et insertion dans les dossiers administratifs dématérialisés des résidents, etc.)

3.Gestion de la distribution des produits dans le cadre du forfait hygiène

-Distribuer les produits d'hygiène aux résidents ayant souscrit au forfait.
-Alerter l'économat en cas d'épuisement des stocks

4.Gestion de tâches de secrétariat

-Mise sous pli,
-Impression et reliure de documents.

Experience: 6 Mois - en établissement recevant du public

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Outils bureautique pack office ,Classement et archivage

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.