051 - Assistant - Secrétaire des Affaires Générales et Médicales H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.
L'Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d'Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l'EPSAN est en direction commune avec l'hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.
L'établissement dispose de deux sites d'hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d'une USLD de 72 lits et d'un IFSI/IFAS.
L'EPSAN c'est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale.

Le secrétariat de la direction des affaires générales et des affaires médicales s'appuie sur une assistante de direction travaillant en binôme avec l'assistante de la direction. La direction des affaires générales et des affaires médicales est intégrée dans une équipe associant le secrétariat de direction et la chargée de communication de l'établissement.

Les missions

L'assistante de direction assiste le directeur adjoint dans l'organisation de ses missions, assure le suivi et la préparation de plusieurs instances de l'établissement.

Missions générales :
Gestion et diffusion des mails de la BAL « contacts »
Réception du courrier (ouverture, enregistrement, tri et diffusion).
Gestion de l'agenda du directeur adjoint,
Coordination avec les directions fonctionnelles des pôles administratifs
Organisation de réunions (réservation de salles, invitations, ...)
Préparation ou mise en forme de courriers, rapports et autres documents institutionnels
Gestion documentaire (archivage, dématérialisation, plan de classement, destruction)
Assiste le directeur adjoint dans le suivi des dossiers appel à projets, de conventions, etc.
Gestion du CINEMA PATIENT (planning des séances, commande des films, )

Missions spécifiques :
Gestion de plusieurs instances (ordre du jour, rédaction du relevé, suivi des délibérations, suivi de la composition) : comité médical d'établissement (CME), commission de l'organisation de la permanence des soins (COPS), Commission activité libérale (CAL).
Contribution à la gestion des affaires médicales :
o Création / gestion des cartes de cantine du personnel médical
o Gestion des mails de la BAL « tableaux de garde »
o Mise à jour du tableau des gardes et assignation si nécessaire
o Notification d'avancement d'échelon
o Enregistrements Via Trajectoire
o Divers courriers et certificats

En cas d'absence de la secrétaire de direction, la secrétaire des affaires générales et des affaires médicales prend le relai en particulier sur la gestion des mails de la BAL « direction »

Responsable hiérarchique
Directeur Directeur adjoint en charge des affaires générales et des affaires médicales

Liaisons fonctionnelles
Tous les professionnels de l'établissement et notamment l'encadrement
Les partenaires de l'établissement, élus et tutelles (ARS, CEA) et les usagersCompérences requises:
Techniques de secrétariat bureautique
Techniques de communication
Maîtrise de l'outil informatique WORD EXCEL POWERPOINT
Connaissance du fonctionnement d'un établissement de santé

Savoir- faire :
- Filtrer et orienter les informations
- Rédiger et mettre en forme des documents, synthétiser
- Savoir gérer les différents interlocuteurs
- Apporter une réponse personnalisée
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer les aléas
-Savoir travailler en équipe

Qualités professionnelles :
- Capacité de rigueur, d'organisation et de priorisation
- Réactivité
- Discrétion
- Expression aisée vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Sens du contact
- Disponibilité
- Capacité de travail en binôme et en équipe
- Capacité d'initiative et autonomie

Horaires secrétariat(plages variables) :
Lundi au jeudi: 08 h 30 12 h 00; 13 h 30 17 h 30
Vendredi: 08 h 30 12 h 00; 13 h 30 17 h 00

Poste ouvert à la mutation, ou à un recrutement en CDD pouvant évoluer vers une titularisation par la voie du concours ou, à défaut, vers un CDI.