Gestionnaire Administratif - Pôle Services à la Population H/F - Mairie de Sillingy

MISSIONS / CONDITIONS D'EXERCICE

ÉTAT-CIVIL - AFFAIRES FUNÉRAIRES
Gestionnaire des moments clés de la vie, de la naissance au décès, en passant par les unions et la transmission au greffe du tribunal judiciaire des registres d'état civil, vous serez le/la garant(e) de l'exactitude et de la conformité des actes d'état civil, un rôle essentiel pour nos concitoyens.
Accompagnant(e) dans les formalités funéraires, vous gérez les affaires funéraires (mise à jour des plans, suivi des inhumations, vente des concessions.) avec empathie et rigueur.

SECRÉTARIAT AFFAIRES SOCIALES
En lien avec la directrice des affaires générales, vous apportez un appui secrétariat sur divers dossiers (Rédaction des baux communaux, suivi des demandes d'interventions techniques dans les logements communaux, suivi des subventions accordées au CCAS, établissement de listes d'invités à des actions du CCAS, suivi des demandes de domiciliation, etc.)

ACCUEIL PUBLIC - GESTION ADMINISTRATIVE - COMMUNICATION
Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité, en orientant précisément les usagers vers les services compétents et en gérant diverses formalités administratives (attestations d'accueil, copie certifiées conformes, légalisation de signature, recensement citoyen, etc.).
Vous contribuez au traitement du courrier pour une circulation fluide de l'information.
Vous participez à l'archivage et au classement documentaire, garantissant l'efficacité de nos processus.
Vous assurez en lien avec les autres collaborateurs la diffusion d'informations via les supports numériques (site internet de la commune, application Panneau Pocket, panneaux lumineux, lettre numérique).

ÉLECTIONS - POUVOIR DE POLICE DU MAIRE (missions secondaires)
Vous intervenez, au besoin, en renfort d'équipe, en contribuant à l'organisation des scrutins démocratique, à la tenue des listes électorales, à l'organisation des scrutins. Vous pourrez aussi ponctuellement établir diverses autorisations (stationnement, licences.) et assurer le suivi des demandes d'ouvertures tardives de certains établissements, déclarations (chiens dangereux, ruches.), suivi des mises en fourrière de véhicules.

PROFILS RECHERCHÉS
- vous maîtrisez le cadre réglementaire de l'état-civil
- vous maîtrisez le cadre réglementaire des affaires funéraires et des élections ou vous êtes prêt à vous former
- vous comprenez les rouages des collectivités territoriales et les procédures administratives
- vous avez un excellent sens de la communication, à l'écrit comme à l'oral,
- vous êtes à l'aise avec les outils numérique (Excel, Word, applications métier),
- vous maîtrisez Berger-Levrault et Gescime, ou vous êtes avide d'apprendre rapidement,
- vous savez anticiper et filtrer les demandes avec pertinence

SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'organisation et des priorités,
- Discrétion professionnelle,
- Esprit d'équipe et qualités relationnelles,
- Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur,
- Capacité d'adaptation et de proposition

EXPÉRIENCE
Une expérience réussie sur un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale de strate comparable serait un atout majeur.
Une connaissance approfondie du cadre administratif des collectivités territoriales, couplée à une formation en administration, serait fortement appréciée.

Experience: 5 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.