CDD Assistant·e Administratif·ve a 0.5 Etp a Rouen H/F - Groupe SOS

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.Sous la responsabilité de la cheffe de service et de la directrice, et en collaboration avec les professionnels des établissements ENSEMBLE, l'assistante administrative assure les missions suivantes :
Gestion et suivi des tâches administratives
Les tâches de gestion et de suivi administratif se répartissent comme suit :
- Préparation des aides financières pour les personnes accompagnées
- Mise à jour des tableaux de reporting
- Prospection pour la recherche de logements et relances des bailleurs
- Organisation pratique des arrivées des familles : ouverture des compteurs, réalisation des commandes, coordination entre les livreurs et l'équipe
- Comptes-rendus de réunion
- Prise des rendez-vous au besoin
- Participation aux réunions d'équipe

Ce poste requiert de la polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir.

Maitriser
pack office - Word - Excel- Microsoft 365 - -OUTLOOK -

Savoir-faire
- Savoir adapter son langage aux interlocuteurs et s'exprimer avec clarté au téléphone
- Avoir des facilités rédactionnelles
- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
- Savoir orienter les visiteurs entre les différents interlocuteurs
- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise
- Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires
- Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations
- Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel
- Savoir établir les bons de commande
- Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées

Savoir-être
- Autonomie
- Bienveillance
- Sens de l'écoute et de la discrétion
- Respect des personnes
- Capacité d'adaptation, d'organisation de polyvalence, de rigueur et de disponibilité
- Réactivité et sens de l'initiative
- Aptitude à s'inscrire dans un travail d'équipe
- Capacité à poser un cadre ferme et bienveillant
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Capacité à gérer les conflits
- Sens de la communication
- Sens des responsabilités

Expérience souhaitée dans des fonctions similaires
Durée hebdomadaire de travail : 17 H30 HEBDO
Diplôme : BEP - Bac Pro secrétariat