Secrétaire Médicale Responsable d'Équipe H/F - ICB

L'Institut de Cancérologie de Bourgogne est un établissement privé spécialisé dans le traitement du cancer, disposant de 3 centres de traitement situés à Auxerre, à Chalon sur Saône et à Dijon.Contexte et environnement du poste
L'Institut de Cancérologie de Bourgogne est un établissement privé spécialisé dans le traitement du cancer, disposant de 3 centres de traitement situés :
A Auxerre (département de l'Yonne, 89), sur le site de l'hôpital d'Auxerre,
A Chalon sur Saône (département de la Saône et Loire, 71), dans les locaux de l'hôpital Privé Sainte Marie,
A Dijon (département de la Côte d'Or, 21), dans les locaux de la Polyclinique du Parc-Drevon, et dans les locaux de la clinique Bénigne Joly de Talant.
Nos Centres de traitement sont adossés à des structures bien distinctes, publiques et privées.

L'iCB recherche une secrétaire médicale responsable d'équipe qui aura en charge du secrétariat médical mais également la responsabilité d'une équipe de 5 secrétaires médicales.

Objectifs du poste
- Garantir un fonctionnement fluide et serein du secrétariat médical.
- Favoriser la cohésion et la solidarité au sein de l'équipe
- Contribuer à la qualité de la relation médecins - patients - secrétariat
- La secrétaire médicale est l'interlocutrice privilégiée des médecins, de l'équipe soignante, des patients, des services extérieurs au centre.

Sur la coordination de l'équipe des secrétaires (20%)
- Mission générale
o Coordonner l'équipe
o Veiller à la continuité du service en cas d'absence ou de surcharge (principe de solidarité).
o Anticiper et résoudre les problèmes organisationnels quotidiens.
o Harmoniser les pratiques et veiller à leur cohérence.
o Favoriser un climat de travail serein et collaboratif.
o Participer à l'intégration des nouvelles secrétaires et accompagner leur montée en compétences.
o Assurer la transmission d'informations entre la direction, les médecins et l'équipe.
o Être l'interlocutrice privilégiée en cas de difficulté.
o être l'interlocutrice de la responsable administrative et facturation sur le site de chalon

Sur les missions de secrétaire médicale (80%)
- Missions générales
o La secrétaire médicale est l'interlocutrice privilégiée des médecins, de l'équipe soignante, des patients, des services extérieurs au centre.
o Elle a pour mission :
d'accueillir les patients, de les rassurer, et les aider dans leur démarches;
d'organiser le planning des médecins;
de prendre en charge les appels téléphoniques, le courrier;
de constituer les dossiers médicaux
de gérer les hospitalisations
Gestion de la facturation des consultations et des traitements
Gestion du règlement des consultations

Compétences et qualités requises
- Excellente connaissance du secrétariat médical
- Capacités d'organisation et de coordination.
- Sens de l'écoute, diplomatie et esprit d'équipe.
- Aptitude à prendre des décisions rapides et adaptées.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Maîtrise de la frappe du courrier.
- La discrétion est une qualité indispensable à la secrétaire, autant dans sa relation avec le patient qu'avec les professionnels de Santé. Le respect du secret médical est primordial.

Positionnement hiérarchique
- Rattachée à la Direction

Experience: 3 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs,Organiser la coordination des professionnels de santé (internes et externes) intervenant dans l'établissement,maitrise de la frappe de courrier,excellente connaissance du secrétariat médical,discrétion et respect de la confidentialité,capacité de coordination et d'organisation

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Supports juridiques de gestion de patrimoine mobilier

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.