Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - a Bout de Branche

Les compétences que nous recherchons :
Vous menez diverses tâches administratives et êtes expert(e) multi-tâches

Missions et activités :

. Afin de mener à bien vos missions, vous devrez être à l'aise et maîtriser l'outil informatique (pack office, Facebook.).
. Vous assurez la saisie et le suivi administratif des devis/ facturations et encaissements clients, depuis la réception jusqu'à la livraison finale, en veillant à l'exactitude des informations et au respect des procédures internes.
. Vous assurez la gestion des clients : suivi des commandes, réponses aux demandes d'information, gestion des réclamations et suivi des litiges.
. Gérer la prise de rendez-vous auprès des professionnels et des particuliers.
- Vous assurez le suivi des paiements des factures fournisseurs.
. Vous collaborez quotidiennement avec la direction, les équipes techniques et les clients (logistique, facturation, etc.) pour garantir la satisfaction client et la fluidité des échanges.
. Vous gérez l'agenda connecté des salariés et du directeur
. Vous tenez à jour, planifiez et gérez l'organisation des tournées de chantier (plannings liés à l'activité), en optimisant les ressources humaines, le matériel disponible et en tenant compte des contraintes opérationnelles, des exigences clients et des impératifs de livraison.
. Vous préparez les dossiers pour les déplacements.
- Vous réalisez le suivi des salariés, réceptionnez et classez les fiches de présence et les demandes de congés, assurez la création et le suivi des dossiers des salariés (identité/mutuelle/prévoyance.)
. Vous établissez les déclarations d'embauche et autres types (déclaration d'accident du travail)
- Vous créez les différentes attestations demandées par les salariés (attestation employeur, de mutuelle.)
. Vous effectuez le suivi administratif divers (exemples : Suivi rappro bancaire, mise en place des protocoles administratifs, relation avec assurance, banque, comptable.)
. Vous assurez la mise à jour des outils de publicité et de communication type Facebook
. Vous effectuez le suivi et les commandes des stocks de fournitures.
. Vous effectuez la gestion des mails et des courriers entrants/sortants.
. Vous avez une bonne orthographe.
- Vous réalisez le classement et l'archivage des différents dossiers.
. Numérisation des documents comptables et suivi de la collecte des documents en vue des échéances TVA
etc...

Savoir être professionnels :
. Vous êtes rigoureux (se), organisé(e) et autonome.
. Vous êtes réactif (ve) et vous savez vous adapter face aux imprévus.
. Vous savez faire preuve de discrétion.
. Ecoute, réactivité et adaptabilité, communication sont des valeurs que nous partageons avec nos clients et nos collaborateurs.
. Vous appréciez le travail en équipe et vous avez le sens du contact.
. Vous avez le sens du relationnel et êtes à l'aise à l'oral.

Télétravail occasionnel possible

Horaires de travail : de 13h à 17h ou de 14h à 18h

- Du lundi au vendredi

Date de prise de poste : dès que possible

CDD renouvelable

Avantages :
- Téléphone
- Télétravail occasionnel à définir
Votre sens du service et votre sourire feront toute la différence
Venez rejoindre une entreprise solide et en forte croissance, qui vous propose un poste varié au sein d'une équipe dynamique et à taille humaine !
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez pas à postuler dès maintenant.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion des agendas,Procédures administratives,Classement, archivage,Gestion administrative,Gestion des fournisseurs,BTS gestion de la PME,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Gérer un planning,Définir les plannings et congés de ses équipes,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative,Optimiser la performance de l'organisation,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Utiliser les outils numériques,Classer des documents,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Relayer de l'information,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail,Améliorer des procédures administratives,Vérifier les factures et les paiements,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Accueillir, orienter, renseigner un public,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Réaliser la gestion administrative des contrats,Gérer la communication interne et externe,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Développer et fidéliser la relation client,Maintenir une relation clientèle de qualité,Concevoir un devis ou un projet de contrat,Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.