Gestionnaire H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Missions spécifiques :
Service du secrétariat:
L'agent effectuera des missions de secrétariat lors des absences de la secrétaire de direction: Quotité estimée à 15%(0,75j) - Poste soumis à entretien:
· Demande de casier B2 pour les accès sécurisés des personnes extérieures à l'établissement
· Edition des accès via le logiciel spécifique en respectant les zones et périodes, après recensement des informations requises et validation de la direction
· Réception des appels téléphoniques dont filtrage
· Traçabilité des courriers de la direction
· Gestion du courrier arrivant/sortant
· Gestion des badges sécurisés pour les visiteurs et pour les personnels suivant la procédure d'accès établie
· Classement des comptes-rendus d'incidents
· Préparation et diffusion du tableau des permanences et des astreintes
· Diffusion des notes de service
· Rédaction des comptes-rendus des réunions interservices
· Gestion de la réservation des véhicules
· Gestion de la réservation des salles de réunion

Service Prévention: Quotité estimée à 15% (0,75j) :
· L'agent assure la saisie des diagnostics et de leurs mises à jour dans le Dossier Unique d'Evaluation des Risques Professionnels
· Information du suivi auprès du Responsable des services administratifs et financiers et de l'assistant de prévention
· Création d'un tableur pour les signalements des agents qui s'estiment victimes ou témoins d'un acte de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissements sexistes y compris abondement et information auprès de la Direction
· Audit des équipements sportifs de la détention / Mise en place d'un registre de suivi des opérations de maintenance préventive et curative dont consignation des visites périodiques en sus du registre de sécurité géré par le Directeur Technique. Suivi et information auprès du DT en cas de nécessité de réparation / Conservation du double des notices d'utilisation du matériel dont recherche en cas d'absence / S'assurer des affichages en termes d'utilisation et respect sécuritaire.
Service du travail et de la formation professionnelle des détenus: Quotité estimée à 40% (2j) :
· Renseignement du tableau de bord mensuel et de pilotage des données relatives au service
· Rédige les comptes-rendus de réunions sur la base des notes du Responsable
· Rédige les contrats de travail pour les auxiliaires
· Prépare les CERFA de demande d'admission aux formations professionnelles auprès de la Région Grand Est
· Rédaction des attestations de formation
· Recense les besoins en tenue de travail et matériel pour transmission au vestiaire après validation du Responsable
· Création d'un tableur de suivi des formations avec acquisition de compétences par détenu.

- LISTE NON EXHAUSTIVE -

Connaissances

Outils bureautiques Open Office
Environnement administratif et institutionnel
Techniques de communication écrite et orale
Gestion administrative

Savoir-faire

Savoir rendre compteSens de l'organisation - Savoir Prioriser
Savoir gérer plusieurs thématiques en parallèle
Respecter des contraintes temporelles
Enregistrer et classer des documents

Savoir-être
Afficher la suite
Réactivité - Être rigoureux
Sens des relations humaines et du travail en équipe
Savoir respecter la confidentialité
Sens du service public