Assistant de Gestion Chargé du Courrier de la Numérisation et de l'Instruction H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service au sein Pôle accès aux droits de la Maison Départementale des Personnes Handicapées, l'assistant(e) de gestion chargé(e) du courrier, de la numérisation et de l'instruction est chargé(e) de l'instruction administrative des dossiers des usagers et de l'enregistrement de tous les dossiers via le système d'information de la MDPH. Il/elle assure également la gestion du courrier de la MDPH et la numérisation des dossiers.

* Réceptionner et prendre en charge le courrier entrant et comptabiliser les départs
* Relayer et distribuer dans les services et à la direction les différents courriers spécifiques et la documentation
* Assurer la mise sous pli et la gestion du courrier sortant
* Exercer l'activité d'instruction de niveau 1 (pré-instruction) des dossiers des usagers
* Numériser les dossiers et les différents courriers en respectant les règles de nommage et le classement spécifiques à la gestion électronique des documents GED
* Traiter les dossiers en attente de recevabilité en s'assurant notamment du suivi individuel (appels téléphoniques de relance)
* Classer et archiver les dossiers
* Participer à la dynamique du Pôle Accès aux Droits
* Participer aux réunions de pôle, d'équipes et institutionnelles
* Participer aux actions d'information et de formation internes ou partenariales

Contraintes du poste :
* Travail sur écran d'ordinateur
* Continuité de service avec les agents de l'instruction de niveau 1, du courrier et de la numérisation

Compétences requises :

Connaissances :
* Connaissance de la législation inhérente à l'activité de la MDPH
* Maîtrise de l'outil informatique et les logiciels internes
* Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite

Aptitudes professionnelles :
* aptitude à l'échange avec l'équipe et à mutualiser ses savoirs
* capacité d'organisation et de gestion de l'activité
* aptitude à gérer des priorités en adéquation avec la hiérarchie
* Capacité d'adaptation et de réactivité aux exigences du service (délais, urgence d'un dossier)
* capacité à reporter auprès de la hiérarchie ou un évaluateur en fonction des éléments repérés au dossier
* aisance dans le travail collectif

Comportements/motivations :
* dynamisme et disponible
* rigueur et méthode
* discrétion et respect de la confidentialité
* service public de qualité