ou un Assistant au Responsable de Service Poste N°I-695 - Collectivite Europeenne d'Alsace H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction de l'Action Sociale de proximité s'inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité Alsace.
Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d'un accueil inconditionnel et humain ainsi que l'accompagnement global de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l'observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Sous l'autorité du supérieur hiérarchique, l'assistant recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du territoire. Il apporte son assistance au chef de service et aux chefs de service adjoints, en terme de gestion administrative, et de manière plus ponctuelle aux membres de l'équipe.
Missions :
- Assister le chef de service et les chefs de service adjoints le cas échéant
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
- Accueillir téléphoniquement le public et les partenaires
- Réalisation des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus, ...)
- Réceptionner et trier le courrier
- Traiter et diff user de l'information au sein du service
- Etre le garant de l'application des décisions prises par les instances
- Filtrer et relayer les informations à destination des cadres
- Créer et adapter des outils de suivi des dispositifs afin d'alerter le cadre sur l'évolution de l'activité du service
- Tenir à jour les outils de gestion du service : véhicules, salles, démarches pour l'accueil les nouveaux agents
- Harmoniser et coordonner les pratiques au sein de l'équipe, animer, former les nouveaux agents, alerter son supérieur hiérarchique au besoin
- Suivre les outils de gestion prévisionnelle RH : plannings, permanences, congés, télétravail, ... et avoir une mission d'alerte
- Suivre les enveloppes budgétaires avec un devoir d'alerte en fonction des indicateurs
- Contribuer à la réalisation du bilan d'activité à partir des données du service et selon une trame déterminée par le Chef de Service
- Etre référent SOLICOM pour le service : mise à jour, formation de l'équipe

- Expérience exigée en secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (« Word », « Excel », « Outlook », « PowerPoint »)
- Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
- Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper
- Intérêt pour le secteur de l'action sociale
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Résistance au stress
- Disponibilité