Assistant de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Vos Activités principales :

1- Assister la directrice de la Direction de l'Innovation et des Partenariats:

- Assister la directrice dans l'organisation quotidienne de son travail: prise de rendez-vous internes et externes, gestion de l'agenda, préparation de dossiers, déplacements, notes de frais, circuit de signatures, mise en page de documents

- Planifier, organiser, préparer et rédiger les comptes-rendus des réunions et séminaires de travail utiles au fonctionnement de la direction (réunions d'équipe, séminaires annuels, groupes de travail transversaux)

- Prendre en charge les aspects logistiques de la fonction de direction: rencontres et événements stratégiques, accueil d'interlocuteurs externes, réceptions (déjeuners, soirées)

- Appuyer la directrice dans la gestion administrative du personnel: validation des demandes de congés, entretiens professionnels, dossiers individuels, etc.

- Préparer et assurer le suivi des outils de pilotage administratifs et financiers de la direction

- Coordonner la rédaction et le suivi de nouveaux marchés publics et conventions de partenariat

- Traiter des dossiers ponctuels liés à la fonction de direction et centraliser les informations nécessaires pour des sujets transversaux.

2- Assister les projets de dimension internationale ou stratégique :

- Préparer et assurer la gestion logistique, administrative et financière du module international de la session nationaleet son voyage préparatoire; des modules nationaux et européens le cas échéant.

- Préparer et assurer la gestion logistique, administrative de projets de coopération européens ou internationaux. 5

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service.

CONNAISSANCES :

Connaissance de l'environnement, l'organisation et les missions des administrations centrales et des services déconcentrés
Techniques de gestion administrative et financière

SAVOIR FAIRE :

Techniques de secrétariat
Maîtriser les outils informatiques: Microsoft 365
Assister le pilotage de projets complexes
Définir et suivre les outils de pilotage
Savoir communiquer avec les partenaires, prestataires, intervenants à l'oral comme à l'écrit, en s'adaptant au niveau de l'interlocuteur
Organiser sur les plans administratifs et logistiques des voyages à l'étranger
Maîtriser la communication écrite et orale
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SAVOIR ETRE :

Savoir travailler en équipe
Savoir échanger et faire circuler l'information
Savoir organiser son temps et sa charge de travail dans une temporalité contrainte
Savoir constituer, tenir à jour et assurer le suivi des dossiers et leurs échéances
Être capable de s'adapter, d'autonomie, d'initiative, d'esprit de synthèse
Être capable de confidentialité
Savoir anticiper et rendre compte