Agent d'Accueil Polyvalent - Commune de Saint Paul Trois Chateaux H/F - Fonction publique Territoriale

Suite à une mobilité et un départ en retraite, la commune de Saint-Paul-Trois-Châteaux recrute deux agents d'accueil polyvalents (H/F) pour son service Population regroupant 7 agents.
Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service et en polyvalence avec l'équipe, vous aurez pour objectifs la prise en charge d'actes d'Etat Civil, l'accueil physique et téléphonique du public, le renseignement et l'orientation du public, la gestion des demandes par courriels, l'affichage de diverses informations, la gestion des inscriptions et réservations scolaires, périscolaires et extra-scolaires ainsi que la gestion des billetteries diverses.

Etat civil :
- Gérer les demandes d'actes d'Etat Civil ;
- Etablir des actes d'Etat Civil et formalités afférentes ;
- Préparer et suivre les dossiers mariages ;
- Assurer la publication des actes ;
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'Etat Civil ;
- Tenir les registres d'Etat Civil selon les procédures et la règlementation ;
- Rédiger des mentions d'Etat Civil ;
- Assurer la légalisation de signature ;

Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions éventuelles ;
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence.

Renseignement et orientation du public :
- Orienter vers les personnes et les services compétents ;
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
- Traiter les courriels et répondre aux demandes au quotidien ;
- Aider à rédiger des documents administratifs ;
- Assurer le lien entre les demandes et le référent de proximité.

Gestion des inscriptions et réservations scolaires, périscolaires et extrascolaires :
- Assurer les inscriptions/réservations sur le logiciel dédié ainsi que le lien avec le service concerné ;
- Renseigner les administrés avec des informations claires et fiables ;
- Gérer les demandes de dérogations ;

Gestion de billetteries diverses :
- Assurer la vente de billets des spectacles et animations organisés par la Ville ;

Diffusion et affichage d'informations :
- Diffuser des informations et/ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;
- Assurer le lien avec le service Communication pour l'affichage et/ou la borne numérique.

Autres activités :
- Assurer l'accueil et la transmission d'informations aux nouveaux arrivants ;
- Assurer le suivi des demandes de réservations des salles municipales des administrés et de besoins en matériel ;
- Saisir les inscriptions ou modifications sur les listes électorales ;
- Assurer la mise à jour du répertoire interne (téléphones+mails) ;
- Assurer la distribution des sacs de tri sélectif et des cartes de déchetterie ;
- Assurer le recensement militaire et son traitement trimestriel ;
- Assurer la gestion des demandes de débits de boissons ;
- Assurer diverses formalités administratives.

Prérequis :
- Expérience sur poste similaire fortement appréciée ;
- Compétences en Etat civil ;
SAVOIRS :
- Maîtrise de la règlementation en matière d'Etat Civil, d'élections, funéraires, etc. ;
- Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance des acteurs institutionnels du recensement, de l'Etat Civil et des élections ;
- Techniques d'accueil et des règles de communication ;
- Techniques de médiation et de négociation ;
- Connaissances des droits et obligations des usagers.
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SAVOIR FAIRE :
- Maîtrise de la bureautique et des logiciels : CIRIL, SIECLE, SUFFRAGE, WEB et LOGITUD ;
- Qualités relationnelles et gestion des situations relationnelles difficiles ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations diverses ;
- Travail en totale polyvalence ;
- Capacités rédactionnelles et de synthèse.
SAVOIR ETRE :
- Sens du service public ;
- Sens de la discrétion et de la diplomatie ;
- Organisation, rigueur et méthode ;
- Capacités d'adaptation et réactivité ;
- Esprit d'équipe.