Agent d'Accueil - Standard & Formalités Administratives - Mairie de Meylan H/F - Fonction publique Territoriale

La ville de Meylan, commune de l'agglomération grenobloise est avec ses 18 790 habitants, est la 5ème commune de la Métropole.
Elle comprend 550 agents travaillant dans des services diversifiés. Cette force du collectif permet d'offrir aux habitants l'accès à de nombreux équipements : 87 bâtiments communaux dont 10 écoles, 5 structures Multi-accueil, des équipements culturels (un Centre d'initiation à la nature et l'environnement, un Centre des Arts, une Maison de la Musique, un conservatoire à rayonnement communal (CRC), quatre bibliothèques, deux salles dédiées aux pratiques musicales amplifiées), ainsi que des équipements sportifs (quatre grands gymnases, trois mini gymnases, 18 terrains de tennis sur 5 sites dont 4 tennis couverts, une piscine couverts, deux terrains de football et deux stades d'athlétisme).

Au sein de la Direction Ressources, et sous l'autorité de la Directrice, le Service Accueil & Citoyenneté gère :
? L'accueil physique et téléphonique de l'Hôtel de Ville
? Les formalités administratives (demandes de CNI-passeports, recensement des jeunes de 16 ans, attestations d'accueil d'étrangers, certificats de vie, légalisation de signature, attestation de vie maritale,...)
? L'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, pacs, parrainages civils, décès) et la gestion administrative des cimetières et des listes électorales, les scrutins politiques et le recensement de la population
La gestion du courrier Mairie, de la reprographie et de l'Agence Postale Communale (APC)
L'assistant administratif accompagne les usagers dans leurs démarches de formalités administratives et instruit les demandes de cartes nationales d'identité, passeports, attestations d'accueil, recensement des jeunes.
A l'accueil standard, il accueille, renseigne, oriente le public vers les différents services.

Missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers de l'Hôtel de Ville en polyvalence avec l'agent d'accueil principal et 2 autres agents des formalités
- Instruire les demandes de cartes d'identités & passeports
- Instruire les demandes d'attestations d'accueil d'étrangers
- Instruire les demandes de recensement des jeunes de 16 ans
- Traiter les demandes de copies d'actes d'état civil en provenance des notaires, avocats et administrations
- Délivrer des certificats de vie, attestations de vie maritale, attestations de domicile,...
- Procéder aux légalisations de signatures et certifications de documents
- Réceptionner les demandes d'inscription électorale

SAVOIRS :
- Connaissances et respect du cadre, de l'organisation et fonctionnement de la collectivité (organigramme, règlements intérieurs) à acquérir
- Connaissances et respect de la réglementation (lois, circulaires, Instruction Générale Relative à l'Etat Civil) et du cadre administratif (Code Général des Collectivités Territoriales)
- Etre garant de l'authenticité des actes établis (il peut engager sa responsabilité civil et professionnelle en cas de fraude, d'erreur ou oubli)
- Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint)
- Connaissances des progiciels métiers (SIECLE, Gescime, Citoyen, Adagio)
- Connaissances des téléprocédures et sites officiels de l'e-adminsitration publique
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
- Savoir lire et appliquer les circulaires et instructions des services de l'Etat et de la Préfecture
- Savoir accueillir et gérer l'agressivité
- Savoir écouter et conseiller
- Savoir gérer l'urgence et prioriser les demandes
- Savoir travailler en transversalité
- Travail en lien étroit avec l'ensemble des services
- Travail en polyvalence au sein du service Accueil & Citoyenneté
SAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES :
- Très bon relationnel, aisance en communication
- Compréhension des besoins des usagers et accompagnement dans leurs démarches
- Sens du collectif et de l'intérêt général
- Capacité à alerter et à rendre compte
- Respecter le devoir de confidentialité
- Savoir être disponible et faire preuve d'adaptabilité
- Etre rigoureux
- Etre dynamique et faire preuve d'autonomie