Assistant de Direction H/F - IDfyp

Vous partagez nos valeurs ?

Vous placez le client au centre de votre attention et veiller à lui apporter le meilleur service. Animé par votre curiosité, vous voulez comprendre votre environnement et les problématiques de vos interlocuteurs.

Vous jouez collectif, portez des valeurs humaines. En collaborant avec vos collègues pour construire grâce à nos forces et notre diversité, et en partageant un objectif commun.

Vous êtes orienté résultat, en travaillant de façon efficace, rapide pour apporter le meilleur service. Nous mettons à votre disposition tous les outils nécessaires à la réussite de votre mission et pour le reste nous comptons sur votre talent !Vous avez envie d'intégrer une entreprise qui bouge ?

Rejoignez et contribuez au fort développement de notre entreprise dans un esprit « start-up », tout en élargissant vos compétences.

IDfyp SAS est une entreprise créée en 2018 qui propose des solutions innovantes à destination des marchés du second oeuvre du bâtiment et de l'industrie. Nous cultivons l'esprit d'entreprendre et l'esprit d'équipe avec la volonté de toujours mieux répondre aux besoins de nos clients.

Nous cherchons de nouveaux talents pour poursuivre notre expansion. Pour se faire, nous recrutons un (e) secrétaire/assistante de direction.

C'est à vous de jouer !

Vous êtes le lien entre la direction, les instances externes et les services internes de l'entreprise.

Vos principales missions :

Accompagnement des tâches des dirigeants et accueil :

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des dirigeants (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

Organisation et planification

- Gestion de l'office management du siège
- Être responsable de l'organisation de la vie et du travail au siège social de l'entreprise, de la défense de son image et de ses valeurs
- Rédiger/formater les correspondances et documents officiels
- Classer et archiver les documents administratifs de manière systématique
- Contribuer à l'efficacité opérationnelle en facilitant la communication interne
- Gérer et suivre les contrats fournisseurs et prestataires locaux
- Suivi et traitement des règlements
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- Assurer les tâches administratives courantes
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL...)

Ressources Humaines

- Réaliser et suivre les demandes de personnel
- Constituer et mettre à jour les dossiers des salariés
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Gérer les congés et les RTT
- Assurer la gestion des Tickets Restaurants
- Gérer les dossiers de formation avec l'OPCO
- Informer le personnel sur la réglementation sociale et les procédures internes (assistance sur les aspects techniques)
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

TYPE D'EMPLOI : CDI en temps plein

Qui êtes-vous ?

- De formation Bac +2, vous avez une expérience dans le domaine entre 3 et 5 ans, de préférence dans le B to B.
- Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word, Powerpoint)
- Vous avez un bon niveau d'anglais à l'oral et à l'écrit
- Vous êtes proactif.ve, autonome et polyvalent(e)
- Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit de synthèse, votre rigueur, vos capacités d'organisation
- Vous avez un excellent relationnel et savez-vous rendre disponible.
- La rédaction de documents professionnels n'a aucun secret pour vous.
- Vous avez une capacité à communiquer de manière claire et professionnelle, à l'écrit et à l'oral ;
- Vous traitez des informations confidentielles avec discrétion et sensibilité ;
- Vous avez une compréhension des enjeux de l'entreprise et capacité à anticiper les besoins de la direction.