Agent d'Accueil Etat-Civil - Genay H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de Directrice Générale des Services et du Responsable du Pôle Population, au sein d'une équipe composée de 3 agents et d'un responsable, vous assurez les missions d'accueil du public, d'Etat-Civil et de secrétariat de premier niveau.

Missions

ACCUEIL/ETAT-CIVIL
Au sein d'une équipe de 3 agents :
- Assure un accueil de qualité avec une réponse adaptée à l'habitant et aux différents interlocuteurs (courriels, et accueil téléphonique et physique) : orientations, informations, renseignements, prises en charge et suivis des réclamations :
o Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité ;
o Vous prenez en charge les appels et orientez les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en relayant la demande au bon interlocuteur ;
o Vous êtes garant de la bonne circulation de l'information ;
- Traite les demandes d'attestation de recensement des jeunes citoyens, d'attestation d'accueil, les actes d'Etat-Civil (décès, mariage, reconnaissance, PACS, mentions, ...), les réclamations,
- Relaie les demandes ou informations des associations à l'élu et à l'agent référents,
- Participe à la préparation et l'organisation des scrutins électoraux avec l'agent référent,
- Participe à la préparation et l'organisation du recensement de la population (INSEE) avec l'agent référent,
- Applique la réglementation en vigueur dans les champs d'intervention précités,
- Assure l'affichage,
- Réception, enregistrement et affranchissement du courrier.

SECRETARIAT DE PREMIER NIVEAU
- A partir d'informations écrites ou orales, vous rédigez des courriers simples,
- Vous saisissez et mettez en forme les courriers et documents à destination interne ou externe (courriers, notes de services, tableaux, diaporamas etc.),
- Vous assurez la circulation et le suivi des parapheurs, courriers, notes... ,
- Vous pouvez être sollicité pour saisir des comptes rendus de réunion pour les élus ou la Direction Générale,
- Vous êtes amené à gérer la logistique des réunions et séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations... mais aussi commande, installation et rangement catering),
- Vous mettez en ligne, à la demande de la Direction Générale, des informations à destination du public,

- Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités territoriales,
- Expérience souhaitée,
- Maîtrise des réglementations concernant l'Etat-Civil, les élections, le funéraire, le recensement / Règles communes à la rédaction des actes d'Etat-Civil,
- Bonne connaissance des procédures administratives de délivrance des actes, et tenue des registres,
- Bonnes capacités rédactionnelles : expression et orthographe,
- Bonne expression orale de la langue française,
- Aptitude à respecter des délais et à suivre des dossiers,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Utilisation outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Powerpoint...

- Sens du service public,
- Neutralité, discrétion et confidentialité,
- Savoir rendre compte,
- Bonne maîtrise de soi, diplomatie,
- Sérénité et recul en cas de situation délicate et stressante,
- Rigoureux et organisé,
- Aptitude à bien communiquer, mise en pratique des techniques d'accueil, et aisance relationnelle,