Assistante de Direction - Communaute d'Agglomeration des 2 Baies en Montreuillois H/F - Fonction publique Territoriale

Pôle d'affectation : Aménagement et développement du territoire
Direction d'affectation : Aménagement et développement du territoire
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs terrtitoriaux
Grade : Adjoint administratif

Conditions particulières d'exercice :
Cycle de travail :
* 1607 heures annualisées
* Horaire régulier avec amplitude variable en fonction des obligations du service
public et des réunions
Formation :
* Peut-être amené à exercer la mission de maître d'apprentissage, formateur ou
tuteur de stagiaire.
Gestion :
* Gestion de l'agenda et des priorités
* Gestion des flux de documents entrant et sortant
Polyvalence :
* Peut-être amené à exercer un ou plusieurs postes dans le champ de ses
compétences
Risques liés aux caractéristiques du site
Mise en ½uvre, réalisation et exécution des consignes du N+1
Rendre compte
Attribution NBI

Activités et tâches principales du poste :

Assurer la fonction d'interface des directeurs et responsables de service en
collaboration avec l'équipe d'assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour
principales missions :
* Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance,
d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
* Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de
données, restitution
* Rédaction de notes, d'actes administratifs, de courriers à partir de consignes
orales et/ou de dossiers,
* Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux
personnes concernées à propos de dossiers ou actions
* Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des
secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
* Organiser le traitement et la diffusion des informations
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l'archivage
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* Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions
communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes
concernées
* Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
* Assurer les tâches de secrétariat
* Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
* Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau,
graphique, présentation PowerPoint, ...)
* Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
* Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien
avec les services concernés
* Assurer le secrétariat de la Directrice Générale Adjointe et autres Directeurs de
Pôle

Connaissances :
*Bureautique et outils collaboratifs
* Applications informatiques métier
* Classement, archivage
* Techniques de secrétariat
* Environnement administratif, institutionnel et politique

Savoirs-faire :
* Mettre en forme un document
* Archiver
* Diffuser une information, une publication
* Organiser une réunion
* Prioriser

Savoir-être :
* Sens de l'organisation
* Réactivité
* Faire preuve de discrétion
* Sens des relations humaines