Assistant·e de Gestion Administrative et Pédagogique H/F - Logo Institut Agro

- Logistique des enseignements (emplois du temps, gestion des notes, vacataires et prestations, voyage d'études, accueil des étudiants) pour SYSTEL (ingé. et M2) et le parcours Agroecology.

- Gestion administrative de l'Axe 1 du département MPRS, en lien avec les autres assistantes du département MPRS.

- Relai entre EC et services d'appui (administratifs et financiers, cursus ingénieur et master).

Gestion organisationnelle des formations :

Option ingénieur SYSTEL, Master 3A parcours SYSTEL, Parcours Agroecology

- recueillir, organiser et saisir les emplois du temps et les notes

- contacter et suivre les dossiers des intervenants vacataires ou sur facture

- être l'interlocutrice des étudiants au sujet de la préparation des sorties et des voyages d'étude : ordres de mission, règles à suivre, frais de déplacement, régies d'avance

- organiser la logistique des sorties terrain et des projets de promotion : réservation hébergement, location de voitures, information des étudiants

- organiser la logistique et la transmission d'information aux étudiants SYSTEL dans le cadre de la recherche de stage, des soutenances de mémoires de fin d'études et des offres d'emploi

- organiser et mettre à jour les documents partagés concernant la formation SYSTEL pour l'année universitaire en cours

- mettre à jour les documents en ligne dans l'espace MOODLE pour la formation SYSTEL

Relai entre enseignants-chercheurs et services d'appui :

Cursus ingénieur agronome et master 3A parcours SYSTEL

- interagir avec la scolarité concernant la situation des étudiants et les notes (1ère, 2ème et 3ème année) et l'orientation des étudiants en termes d'option de 3ème année

- communiquer avec les services financiers concernant les besoins des formations et les règles à respecter, mise en place des régies d'avance, gestion CB axe1

- rechercher des informations actualisées auprès des services administratifs et financiers

Gestion administrative de l'axe 1 :

- gérer la logistique des commandes de l'Axe 1 et de SELMET

- suivre le budget formation de l'Axe 1 du département MPRS et de l'UMR SELMET

- recueillir et consigner les informations pour le traitement des dossiers de vacation

- collaborer avec les autres assistantes et gestionnaires du département MPRS

- interagir par courriel avec les intervenants, prestataires, services généraux

Savoirs :

- Connaître l'environnement et le fonctionnement de la structure et de son environnement

- Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants.

- Connaître l'environnement bureautique de l'établissement (MOODLE/TICEA,

GEMSA, GFD...), en constante évolution

Savoir-faire et savoir-être :

- Savoir organiser et planifier ses activités

- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné.
Afficher la suite
- Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse

- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives

- Savoir faire face aux situations d'urgence

- Savoir rédiger des courriels et des documents administratifs simples

- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil

- Avoir des qualités relationnelles

- Etre rigoureux, organisé et savoir gérer les priorités