Gestionnaire - Centre de Formation des Hôpitaux Paris est Val-De-Marne H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Un poste de « Gestionnaire centre de formation », est à pourvoir au sein du service formation de la Direction des Ressources Humaines des Hôpitaux Paris Est Val de Marne Site Saint-Maurice (12/14 Rue du Val d'Osne, 94410 Saint-Maurice). Contrat à Durée Déterminée.

Définition du poste :

Les HPEVM se dotent en 2025 d'un centre de formation chargé de la vente de formations à destination d'agents d'autres établissements de santé et structures médico-sociales.
Le chargé de mission assure, sous la houlette de la responsable formation, la gestion du centre : réponses aux courriers adressés au centre, établissement des devis et de la facturation des actions de formation, gestion des formateurs en lien avec le service de recrutement de la DRH, recensement auprès des pôles des actions de formation réalisées par les agents de l'établissement susceptibles d'être ouvertes à l'extérieur de l'hôpital, rédaction et mise à jour du catalogue des formations et de la page dédiée sur le site Internet des HPEVM, réalisation d'actions de communication.

Activités principales :

-Accueil, orientation et information aux personnes concernant les formations proposées par le centre de formation des HPEVM;
-Réservation, préparation logistique, ouverture/fermeture des salles de formation ;
-Accueil des participants et des formateurs (accueil physique et en distanciel);
-Réception, traitement des courriers, inscriptions, renseignements, dossiers, ou tout document en lien avec le centre de formation (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage);
-Suivi des statistiques, du bilan des formations, renseignement des indicateurs pédagogiques et financiers du centre de formation;
-Suivi et mise à jour des dossiers de formation;
-Facturation et suivi des prestations réalisées : émission d'avis des sommes à payer, relance factures, paiement des prestations : formateurs, autre prestataires, etc
-Renseignement et suivi des critères qualité liés au centre de formation (QUALIOPI, DRIEETS, etc) ;
-Renseignement, suivi, mise à jour des données formation sur les logiciels informatiques (Intranet, Internet, Outlook, Word, Excel, Power Point, TEAMS, ZOOM).
-Collaborer à la mise en place des projets de formation en lien avec les partenaires internes et externes ;

Compétences requises :

- Accueillir et orienter les clients, formateurs, prestataires du centre de formation
- Analyser des données, tableaux de bord et justifier des résultats
- Gérer un budget et rapporter à sa hiérarchie tout risque d'écart
- Communiquer via les outils numériques disponibles auprès des potentiels clients : élaborer un catalogue de formation, le diffuser, etc
- Rédiger des notes, courriers, convocations, conventions, émargements, tout document en lien avec le centre de formation
- Facturer les prestations réalisées
- Organiser, classer et archiver des données, informations et documents du centre de formation

Connaissances requises :

- Logiciels de gestion et communication
- Logiciel dédié à la gestion de la formation
- Organisation et fonctionnement des établissements publics de santé
- Gestion budgétaire et administrative
- Réglementation de la formation continue
- Connaissance des critères réglementaires et de normes de qualité des centres de formation (QUALIOPI, DRIEETS, etc)

Qualités requises :

- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Aisance rédactionnelle
- Aisance relationnelle, capacité à instaurer un dialogue constructif avec son interlocuteur
- Capacité à identifier et gérer les priorités
- Capacité à travailler en autonomie
- Capacité de proposition

Conditions de travail :

Temps plein 7 h 40 par jour modulés selon les priorités d'organisation du service entre 8h30 et 17h10

Spécificité du poste :

Poste localisé principalement sur le site de Saint-Maurice ; des déplacements ponctuels sur le site des Murets des Hôpitaux Paris Est Val de Marne (utilisation possible des véhicules de l'hôpital).j
Des formations seront proposées pour accompagner l'intégration dans le poste en tenant compte du profil du candidat retenu.

Risques professionnels :

Travail sur écran. Echanges possibles avec des interlocuteurs mécontents.

Personne à contacter :

Adresser CV et LM à Madame Alexandrine RODRIGUES, responsable formation :

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.