Secrétaire de Direction H/F - Nantes Métropole

La Direction des Sports (Nantes Métropole) recrute :

Secrétaire de Direction H/F

Cadre d'emplois des Adjoints administratifs

Vous assistez le Directeur dans l'organisation et la préparation de son planning et apportez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Activités principales :


Vous êtes en charge de l'assistance administrative du Directeur :
- Gestion de l'agenda et de la messagerie du Directeur ;
- Organisation et planification des réunions et rendez vous ;
- Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus ;
- Organisation des déplacements du directeur, suivi de ses déplacements et ordres de missions (GFD);
- Filtrage des appels téléphoniques du Directeur ;
- Orientation des différents interlocuteurs internes et externes en cas d'absence du Directeur ;
- Réalisation et mise en forme de documents : notes, courriers, e-mails ;
- Organisation du suivi, du classement et de l'archivage des documents.

Vous êtes le relais auprès des cadres de la Direction :
- Diffusion aux cadres des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction ;
- Gestion des congés des cadres et du planning ;
- Organisation des déplacements des cadres.

Vous assurez l'accueil de la Direction occasionnellement avec le secrétariat de la Cellule de gestion, accueil physique (fournisseurs, associations, partenaires extérieurs, usagers), accueil téléphonique, livraisons. Vous travaillez en binôme avec l'assistante du Pôle Sport Municipal et Proximité (SMP).

Vous instruisez et suivez des dossiers :
- Référent(e) GEC-courriers au niveau de la direction : suivi administratif des courriers du CR via GEC-courriers, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier du CR ;
- Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau municipal, GVT, instances paritaires) via le logiciel LEAA ;
- Suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du Directeur,
- Suivi des visites médicales des agents du site Polaris (Direction),
- Référent(e) Veille documentaire : collecte dans la presse des articles pouvant concerner les Sports.

Lieu de travail : Bâtiment Polaris, 8 boulevard Vincent Gâche, 44200 Nantes
Horaires variables.

Le jury aura lieu le 10/11/2025.

Idéalement de formation secrétariat/assistanat, vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité (services, interlocuteurs, instances et circuits de décision).
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, et savez élaborer des tableaux de bord.
Vos aptitudes rédactionnelles et votre maîtrise des outils informatiques (Office 365, Outlook, Impress...) vous permettent de prendre des notes et de mettre en forme des documents.
De plus, vous avez des facultés à vous approprier des logiciels spécialisés (GEC-courriers, E-Temptation, GFD, LEAA...).
Vous avez un bon relationnel et savez accueillir et orienter vos interlocuteurs, en faisant preuve de diplomatie, discrétion et confidentialité.
Polyvalent.e et disponible, vous êtes capable d'organiser votre travail en fonction des priorités et urgences.

Merci d'adresser votre lettre de motivation, votre CV, votre dernier arrêté de situation, votre dernier bulletin de salaire et votre RQTH le cas échéant.