Assistant Polyvalent H/F - Projet's

GIF EMPLOI, est un acteur du recrutement en intérim et CDI, référent sur les métiers techniques, qui cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement long terme.
INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI.

Notre client expert en aménagement intérieur pérenne et événementiel, basé à Chilly-Mazarin (91) est à la recherche d'un Assistant Polyvalent (H/F)

En tant qu'Assistant(e) Polyvalente(e),vos missions incluront :

Accueil :
Recevoir les clients, les fournisseurs ou les visiteurs à l'accueil et les orienter vers leur correspondant
Veiller à véhiculer en permanence la bonne image de marque de la Société
Standard :
Réceptionner les appels entrants en veillant à véhiculer la bonne image de marque de la Société
Transmettre les appels aux différents destinataires en veillant à éviter les temps d'attente
Effectuer les réservations de train, hôtel, voitures selon les besoins pour les équipes opérationnelles
Réceptionner le courrier interne (navettes) ou externe et les colis : assurer leur diffusion auprès des services et personnes concernés
Réceptionner les plis en recommandé avec accusé de réception et les signer
Affranchissement du courrier externe et préparation du courrier interne (navettes)
Passer des commandes diverses (toner, encre, étiquettes, fournitures, bordereaux de transport, etc.)
Gestion des commandes :
Passer l'ensemble des commandes via l'outil de commandes (GESCOM) après avoir procédé aux demandes de devis auprès des fournisseurs.
Gestion des fournisseurs :
Créer les comptes fournisseurs (dossier administratif + RING)
Assurer la vérification des Bons de livraisons avec les bons de commandes et/ou factures
Rapprochement des devis de sous-traitance, commandes et fiches chantiers
Coordination des réceptions achats qui transitent par le dépôt (réceptionne, informe chaque service de l'arrivée et du lieu de stockage)
Relancer les fournisseurs en retard de facturation
Gestion des clients :
Ouvrir une affaire dans GESCOM
Facturer les clients
Assurer le suivi de la balance âgée
Gestion et suivi des intérimaires :
Saisir et vérifier les heures des intérimaires pour diffusion auprès des agences d'intérim,
Saisir les heures du personnel intérimaire par affaire sur le fichier de suivi dédié,
Intégrer l'ensemble des factures sur ce fichier
Gestion administrative :
Saisir les heures des collaborateurs sous TEMPO
Gérer les demandes d'accréditation, badges, LOGIPASS
Etablir les plans particuliers de sécurité et de protection de la santé (PPSPS)
Organiser les déplacements (Hôtel, Train, véhicule)

Formation et expérience :
Formation Bac +2 minimum
Expérience minimum de deux ans sur un poste similaire
Connaissances et aptitudes nécessaires :
S'exprimer clairement et véhiculer une bonne image
Maîtriser les outils informatiques
S'adapter et être polyvalent

De façon générale, le titulaire du poste sera autonome et doit s'acquitter de toute mission s'inscrivant dans les domaines d'intervention qui lui sont confiés par son supérieur hiérarchique, et assurer un compte rendu régulier de son activité.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.