Assistant Administratif H/F - Institut Economie Scientifique Gestion

L'IÉSEG recrute pour la Direction des Relations Entreprises sur le campus de Lille un(e) Assistant Administratif (F/H)

Vos missions :

- Gérer les différentes boîtes mail du département (stages, career, corporate) : redirection des mails aux interlocuteurs appropriés et concernés.
- Gérer les demandes et appels entrants des entreprises et rediriger vers les différents services (stages, apprentissage, emploi, Fondation, .).
- Centraliser, saisir et valider les offres de stages et de césures sur la plateforme dédiée, et envoi de mail type aux entreprises non-partenaires avec lien de publication d'offres de stage.
- Traiter les justificatifs de stages/emplois des étudiants et mettre à jour le logiciel de suivi dédié.
- Gérer le planning et assurer l'animation physique des « Career Centers » de Paris et Lille (réservation, accueil, respect des règles, .).
- Être en support du pôle « Opérations Marketing » notamment dans l'organisation des événements, et la gestion de l'affichage digital aux accueils Lille et Paris et annonce des visiteurs.
- Participer à l'accueil des entreprises lors des interventions en cours et autres événements.
- Effectuer des recherches web sur différents sujets liés aux activités du département à la demande des directeurs et responsables concernés.

Votre Profil :

De formation Bac +2/3 en assistanat (secrétariat, bureautique), vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire.
Une excellente communication écrite et orale sont indispensables en français comme en anglais (niveau C1 requis) avec une orthographe parfaite.
Vous maîtrisez les outils informatiques, de collaboration, la messagerie électronique : Word, Excel, Power Point, Teams, Outlook, base de données . et être intéressée par l'utilisation de l'IA.
Vous êtes à l'écoute et faites preuve d'autonomie et d'adaptabilité, d'esprit d'initiative et d'équipe. Proactivité, rigueur, suivi de dossiers en cours, feedbacks, être force de proposition.

Experience: 2 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.