Assistant de Département Bilingue H/F - Institut Economie Scientifique Gestion

L'IÉSEG recrute pour le Service de Gestion des Enseignants sur le campus de Paris-La Défense un(e) Assistant(e) de département bilingue

Le poste est proposé au sein du Faculty Affairs Office / Service de Gestion des Enseignants, dont l'objectif est l'accompagnement administratif auprès du corps enseignant, et notamment des Chefs de département. Les missions de l'équipe sont variées et incluent : la gestion des recrutements et l'accueil des enseignants, le suivi de la charge d'enseignement, la coordination du processus d'évaluation annuelle, le suivi des dépenses des départements, ou encore l'organisation d'évènements liés à la vie académique.
Avec plus de 80% des professeurs permanents internationaux, la communication interculturelle (et en langue anglaise) est au coeur des activités du service.

Vos missions :
Rattaché-e à la Responsable du Service de Gestion Enseignants, vous aurez pour missions:
Assistanat auprès de Chefs de Département et Responsables de Filière
- Organisation de réunions et gestion de RDV
- Collecte d'information et gestion de communications orales et écrites en anglais et français auprès des professeurs, prise de compte-rendu de réunion en anglais et français, mise en forme de documents
- Suivi de la charge d'enseignement
- Saisie de données et mise à jour de bases de données

Missions en binôme avec une collègue sur le campus de Lille :
- Organisation logistique des entretiens de recrutement des professeurs permanents
- Accueil de candidats et organisation de visites de campus
- Gestion de déplacements, notes de frais et factures
- Suivi de dossiers de candidature
- Organisation de l'onboarding des nouveaux professeurs

Soutien auprès des collègues en charge de la facturation en période de pic d'activité

Votre profil :
De formation Bac +2/3 minimum, vous justifiez d'un an d'expérience professionnelle minimum à des postes administratifs, idéalement dans un établissement d'enseignement supérieur et/ou dans un contexte international.
Vous disposez de qualités d'organisation, de rigueur et d'autonomie.
Vous faites preuve de réactivité, de disponibilité et de flexibilité. Vous savez gérer des interlocuteurs multiples, prioriser et gérer en parallèle plusieurs dossiers. Vous avez l'esprit d'équipe.
Vous avez un très bon niveau d'anglais écrit et oral (ex : savoir rédiger des emails, des notes d'information, des compte-rendu de réunion en anglais.)
Vous avez une très bonne maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint) et vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (ex : logiciels de gestion ou bases de données) et de communication (ex : Teams, Zoom ou Skype).

Experience: 12 Mois

Langues: Anglais exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.