Coordinatreur Logistique et Evenementiel - Gardien Auxiliaire H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé(e) sous l'autorité du chancelier de l'Institut de France, et par délégation, du directeur des services administratifs le coordinateur(trice) logistique et événementiel - gardien(ne) auxiliaire relève de la responsabilité hiérarchique de l'administratrice générale de la fondation.

Son supérieur hiérarchique direct est l'administrateur de la fondation, qui assure la gestion de son emploi du temps, lui donne les instructions quotidiennes et toutes les directives nécessaires à l'accomplissement de ses missions, réparties entre deux domaines d'activité.

1. Coordination logistique et participation aux événements

En collaboration étroite avec le gardien, l'intendante et l'adjointe de l'administrateur:
- Suivi et appui opérationnel à l'organisation des événements :
o Accompagnement logistique des prestataires visite technique, montage et démontage de salles,
o Suivi des prestataires,
o Préparation des espaces mis à disposition (mobilier, propreté, mise en place) et toute aide utile à l'organisation des colloques et autres réunions (en collaboration avec le gardien)
o Gestion de la technique: installation des salles, gestion des matériels du site, enregistrements sonores en cas de conférence le prévoyant, suivi des prestataires extérieurs;
o Participation à l'organisation des pause-café des événements: approvisionnement du buffet, gestion des stocks, préparation des courses ; services lors des événements (en collaboration avec le gardien), tenue du vestiaire,
- Réception des visiteurs sur rendez-vous,
- Surveillance étroite des lieux en période d'occupation et notamment lors de la mise en place d'événements de grande ampleur nécessitant l'intervention de nombreux prestataires (ex: tournages, présentation de collection...);
- Suivi des états de lieux d'entrée et de sortie des lieux.

2. Remplacement du gardien principal pendant ses congés et jours de repos

- Remplacement du gardien principal pendant ses jours (1 nuit/semaine) et week-end de repos (2 week-ends par mois) et congés annuels (environ 25 jours estivaux) pour ses missions de:

o Sécurité:
- Contrôle d'accès de la fondation, en période d'activité ou non, selon les modalités en vigueur (plan Vigipirate, ronde de fin de journée...)
- Gestion des systèmes de sécurité (incendie et intrusion)
- Ouverture des volets le matin et fermeture le soir
- Suivi des équipes de chantier en cas de travaux
- Tenue du livre de «main courante»

o L'entretien technique et général:
- Surveillance du chauffage central et des circuits fluides d'une manière générale
- Entretien de l'extérieur de l'immeuble (trottoir, cour et abord immédiats du portail), des jardins et terrasses donnant sur le Parc Monceau
- Participation aux travaux de ménage, en coordination avec l'agent d'entretien, notamment entretien des salons de réception, salles de réunions,

VOIR FICHE DE POSTE DETAILLÉE SUR LE SITE DE L'INSTITUT DE FRANCE

Formation initiale / Niveau de diplôme:

Niveau Bac +2

SSIAP 1 et SST (formations possibles après le recrutement)

Aptitudes

Bonne condition physique (manutention légère fréquente)

Goût pour le travail en équipe et la polyvalence

Disponibilité pour des horaires variables selon l'activité (soirées, week-ends)

Maîtrise de la langue française (orale et écrite)

Savoir-faire

Connaissance du secteur de l'événementiel,

Expérience de la logistique ou la coordination d'activité événementielle
Afficher la suite
Savoir exercer des fonctions variées (poste polyvalent)

Savoir travailler avec une équipe de collègues restreinte

Savoir respecter un planning et les instructions données par l'administrateur

Savoir respecter le protocole et la hiérarchie

Savoir gérer les priorités

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir travailler de manière autonome

Savoir-être

Sens de la discrétion et respect du protocole

Sens du contact et de l'accueil

Être loyal, discret, respectueux

Être rigoureux, méthodique, organisé, disponible et réactif

Avoir le sens du service

Avoir l'esprit d'équipe

Être à l'écoute des demandes de sa hiérarchie, de ses collègues, des prestataires ...

Avoir d'excellentes qualités relationnelles

Atouts supplémentaires

Maîtrise de l'anglais

Expérience dans l'événementiel, la logistique ou la coordination d'activité en environnement institutionnel

Connaissances sur l'Institut de France et en particulier sur la Fondation Del Duca.