Adjoint·e en Gestion Administrative - Gestionnaire Ecole Doctorale H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACTIVITES ESSENTIELLES :
1) Secrétariat

- Effectuer l'accueil physique et téléphonique (information, orientation et accompagnement des différents publics)
- Gérer les conseils scientifiques et pédagogiques de l'Ecole Doctorale : convocation, PPT de présentation, PV, diffusion de documents, gestion de la liste des membres du Conseil ;
- Alimenter et produire des tableaux de bord et bases de données permettant de répondre aux enquêtes (SIREDO...) et aux évaluations (HCERES) ;
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en place de divers documents et procédures ;
- Archivage, classement.

2) Gestion de la scolarité et de la pédagogie

- Gérer la scolarité et le suivi des doctorants (candidatures, dérogations, Inscriptions administratives sur APOGEE et ADUM), organisation des soutenances de thèse (courriers rapporteurs, convocation du jury), édition des diplômes sur APOGEE ;
- Programmer des modules organisés par l'ED (inscriptions, gestion matérielle des salles et des emplois du temps, information des doctorants, évaluation des modules, ...) ;

3) Communication évènementielle

- Être en appui à l'organisation administrative et logistique des manifestations organisés par le Pôle (journée d'accueil, JED, séminaire) ;
- Contribuer au déroulement de la Cérémonie des Echarpes doctorales (notamment, présence la soir de la Cérémonie).

4) Finances

- Réaliser les opérations comptables pour les 5 Ecoles Doctorales : contacts fournisseurs, demandes de devis, attestations administratives, bons de commandes, ordres de missions et service fait sur SIFAC, envoi des factures pour règlement, virements internes, complétude du fichier budget, titres de recettes.
- Effectuer la gestion du recrutement des Intervenants Extérieurs sur l'application RECRUT, vérifier les heures saisies par les permanents, saisir des heures sur GEISHA, éditer des états récapitulatifs et liquidatifs pour mise en paiement des heures, suivre des dossiers et paiements pour les modules EDs et CED : RECRUT et GEISHA

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :

Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
Connaissance souhaitée dans le domaine scolarité
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
Connaissance souhaitée des SI dans le domaine de la scolarité
Afficher la suite
Compétences opérationnelles :
Prendre et rédiger des notes, synthèses, rapports, documents
Maîtriser les logiciels bureautiques
Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,)
Savoir anticiper et planifier les activités de manière autonome en fonction des priorités
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d'information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Rendre compte et partager l'information

Compétences comportementales :

Autonomie, savoir prendre des initiatives dans un cadre déterminé,
Rigueur/Fiabilité/ponctualité ;
Sens de l'organisation ;
Sens de l'accueil et du service public, capacités relationnelles,
Capacité d'adaptation et de réactivité.