Adjoint Adm - Assistant·e Secrétariat à la Crmh Nouvelle-Aquitaine Site de Bordeaux H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
- Bordeaux - 33
- Fonctionnaire
- Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
Les missions du poste
Missions et activités principales :
Au sein de la conservation régionale des monuments historiques, site de Bordeaux, placé sous l'autorité du conservateur régional des monuments historiques et de la conservatrice régionale adjointe, elle / il sera en chargé de missions à la fois concernant le site de Bordeaux mais également à l'échelle régionale. Ses missions seront les suivantes:
1/ Gestion administrative et logistique pour l'ensemble des conservateurs du site de Bordeaux :
- Accueil téléphonique,
- Gestion du courrier, enregistrement, diffusion...
- Gestion des agendas électroniques: prises de rendez-vous, organisation de réunions, ...
- Mise en forme de documents, courriers, notes,
- Gestion des frais de déplacement sur Chorus DT.
Au niveau régional:
- lien administratif entre les 3 sites de la CRMH (Bordeaux, Limoges, Poitiers): suivi des parapheurs, dossiers, etc.
- lien avec les divers interlocuteurs du service pour les renseigner, répondre à leur demande ou les orienter vers les bons interlocuteurs,
- coordination de l'activité administrative liée au fonctionnement du service : organisation des réunions, prise de notes, préparation des tableaux des congés, les relances, etc.
2/ Suivi des autorisations de travaux sur MH (immeubles et objets):
- Suivi administratif,
- Mise en place du circuit Patronum interne et externe,
- Suivi des saisies dans AgrEgée : autorisations de travaux, avis des services consultés.
3/ Gestion administrative et logistique des experts, techniciens conseils, CAOA et CDAOA : frais de déplacements, remboursements.
4/ Valorisation des actions du service:
- Relecture et mise en forme des documents.
La définition du poste peut être amenée à évoluer en fonction des besoins du service.
Le profil recherché
Compétences principales mises en oeuvre :
- Connaissance des procédures administratives / Niveau pratique
- Connaissance de l'organisation administrative des services de l'État / Niveau pratique
- Maîtrise de la réglementation sur les monuments historiques / Niveau pratique
- Compétences organisationnelles: classement, archivage / Niveau maîtrise
- Maîtrise des outils bureautiques (calc et writer) et outils collaboratifs (réseau) / Niveau maîtrise
- Sens de l'accueil téléphonique/ Niveau maîtrise
- Connaissance de la base de métier Agrégée, à défaut une formation est nécessaire
- sens du service public
- Savoir travailler en équipe
- Qualités rédactionnelles
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Savoir-être (compétences comportementales)
- Être rigoureux - requis
- Savoir s'adapter - requis
- Savoir s'organiser - requis
- Savoir communiquer - requis
- Être discret - requis
- Grand sens du contact et du service public - requis