Assistant de Direction - Département Clientèle H/F - Unicil

Depuis 1949 au service du logement des salariés, UNICIL est une Entreprise sociale pour l'Habitat, filiale immobilière du groupe Action logement. Elle gère un patrimoine de plus de 32 000 logements dans la région Sud et développe une offre de logements accessibles et adaptés aux besoins des salariés et des territoires.
Ainsi, Unicil est aux côtés des entreprises et des collectivités pour apporter un habitat diversifié et équilibré et contribuer au développement local.

Notre dynamique de développement patrimonial, nous place parmi les tous premiers investisseurs immobiliers de la région. Nos domaines d'intervention sont nombreux :
- Développer et diversifier une offre de logements sociaux adaptée là où les besoins de logement sont les plus pressant ;
- Participer à l'aménagement et la rénovation des quartiers, à la dynamisation des centres-villes, à la résorption de l'habitat indigne, à l'amélioration des copropriétés dégradées ;
- Entretenir et rénover le patrimoine tout en apportant sa contribution au développement durable ;
- Vendre des logements pour favoriser l'accession sociale à la propriété ;
- Accompagner les salariés et les populations les plus fragiles et participer à la vie des quartiers.

Chiffres clés 2024
- 32 659 logements
- 2529 logements agréés
- 514 collaborateurs
- 1er producteur social en Région Sud depuis 5 ans
- Présence sur près de 160 communes des Bouches-du-Rhône, du Vaucluse, du Var, des Hautes-Alpes, Alpes de Haute Provence..Pour notre Département clientèle nous recrutons un Assistant de direction H/F en CDI basé à Marseille 6ème. Vous êtes en lien direct avec le directeur du département et les équipes opérationnelles.
Vos missions :

- Gérer le courrier entrant selon préconisation du/de la Directeur/Directrice
- Assister la direction afin d'optimiser son activité (préparation de réunions, accueil, arrivée de nouveaux collaborateurs, etc...)
- Superviser l'intendance du département
- Réaliser le secrétariat du département - Organiser et préparer des réunions, des déplacements
- Rédiger et mettre en forme des courriers à la demande de la direction
- Élaborer, suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activité
- Garantir la bonne gestion des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Mettre en oeuvre l'archivage selon les préconisations de la direction (tous supports)
- Participer à la mise en place des nouveaux outils de classement
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques en lien avec les différents services
- Participer à la fiabilisation des données en matière de gestion de flux
- Représenter UNICIL dans des réunions en lien avec les thématiques du département, notamment commerciales (ex : commissions DALO/SYPLO/COMED)
- Garantir, dans le cadre de la GEF, la représentation d'Unicil auprès des services de l'Etat et des collectivités
- Produire des comptes-rendus opérationnels à destination des pôles
- S'assurer de la bonne gestion des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Participer à la gestion de moyens lors de la mise en place de nouvelles embauches et participer à leur intégration
- Gérer l'ensemble des formalités et renvois nécessaires à la gestion en flux
(conventions, annexes, avenants, bilans intermédiaires, bilans etc...)
- S'assurer de façon hebdomadaire des radiations sur le SNE et procéder aux
rectifications manuelles indispensables
- Assurer le suivi de certains partenariats avec prestataires internes ou externes (agence commerciale ou Yespark par exemple)
- Gérer les bons de commandes et les factures sur un périmètre restreint du
département défini par la direction
- Analyser les retours et indicateurs de satisfaction des nouveaux entrants et en place afin d'identifier les points d'amélioration du département, animer les échanges avec les Responsables de pôle et contribuer à la définition de plans d'action partagés
- Contrôler régulièrement la mise en oeuvre des engagements LIVIA

Rejoignez-nous pour ce poste clé !
Nous recherchons une personne répondant aux critères suivants :
- Expérience : 2 à 3 ans sur un poste similaire
- Formation : Bac +2 en assistanat (direction, gestion..)
- Compétences essentielles : Dispositifs du logement social (relogement, actions commerciales, attribution...), réseaux et partenaires locaux, connaissance du parc immobilier UNICIL (appréciée), excellentes techniques de communication (orale et écrite), gestion efficace des plannings et respect des échéances, élaboration et suivi de tableaux de bord, analyse et interprétation des indicateurs
- Vos atouts pour briller à ce poste : Excellente aisance relationnelle et sens du travail en équipe, rigueur, organisation et sens des priorités, dynamisme et réactivité