Secrétaire Administrative H/F - Pôle Emploi

Missions principales

Rattaché(e) à la Direction, vous aurez en charge :

- La gestion administrative quotidienne (courriers, mails, suivi des dossiers).
- La préparation et le suivi des conventions, contrats, et documents liés à la formation.
- La gestion des dossiers du personnel et des apprenants (inscriptions, suivi administratif, archivage).
- L'accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et apprenants.
- Le suivi de facturation simple et la liaison avec le service comptable (facturation, prépa-payes...)
- La participation à l'organisation logistique des formations et des réunions.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Gestion des agendas,Normes rédactionnelles,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de prise de notes,Techniques de reporting,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Elaborer des tableaux de bord,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Maintenir une relation clientèle de qualité,Traiter les factures et les rapprochements bancaires

Langues: Anglais souhaité,Espagnol souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.