Assistant·e Fédéral·e H/F - Federation des Centres Sociaux de la R

Suivi et gestion administrative, logistique de la fédération

- Gestion des achats de fournitures et d'alimentation, et relations avec les fournisseurs ou prestataires ; recherche de prestataires ou fournisseurs ;
- Suivi des dossiers administratifs de la fédération : assurance, mutuelle, médecine du travail, formation, RGPD, etc.
- Suivi des outils de gestion du personnel et des démarches administratives liées aux ressources humaines : registre du personnel, dossiers de recrutement, planning de présence, congés, gestion et transmission des arrêts maladie, etc.

- Organisation logistique et suivi administratif des rencontres fédérales (animation de réseau) et des formations :
o Mise à jour du catalogue de formation
o Gestion des inscriptions (suivi, relances, confirmations),
o Gestion des paiements, attestations de formation,
o Organisation logistique

- Appui à l'organisation des instances fédérales AG, CA, séminaires) :
o Préparation des documents supports des instances (émargement, dossiers participants)
o Tenue du registre des comptes-rendus et émargements,
o Réalisation des mises à jour administratives (Préfecture),

- Appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux (Carsat, Senacs, services civiques, temps forts régionaux, etc.)
- Suivi et traitement des dossiers de demandes d'adhésion
- Gestion de l'inventaire et suivi des prêts de ressources fédérales au réseau
- Tenue des archives fédérales
- Rédaction de comptes-rendus et courriers divers.

Suivi et gestion comptable de la fédération
En lien avec le prestataire comptable, le.la trésorier.e de l'association et la déléguée
- Suivi de la comptabilité : rapprochement bancaire
- Suivi des versements de subventions
- Vérification des notes de frais, remise de chèques, contact avec la banque
- Élaboration et suivi des cotisations fédérales
- Élaboration et suivi des factures
- Contribution à la préparation et au suivi administratif et financier des demandes et bilans des demandes de subvention

Connaissances et compétences attendues
- Maîtrise des outils de secrétariat (suite bureautique, outils collaboratifs, etc.)
- Maitrise des principes comptables associatifs ;
- Maitrise des outils de gestion comptables ;
- Maitrise minimale de la conception graphique d'outils de communication simples
- Connaissance du fonctionnement associatif ;
- Aisance rédactionnelle (orthographe et expression écrite) et bonne expression orale

Qualités requises
- Rigueur, organisation, méthode ;
- Réactivité, adaptabilité, polyvalence
- Sens de la coopération et du travail en équipe
- Capacité d'initiative et autonomie
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Aisance relationnelle, capacité d'écoute et discrétion

- Prise de poste : dès que possible
- Organisation du travail selon l'activité
- Interventions occasionnelles en soirée et le week-end
- Mutuelle complémentaire
- Congés supplémentaires

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Collecter et analyser des données, des informations

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).