Secretaire H/F - Assoc pour Adultes & Jeunes Handicapes

ASSOCIATION POUR ADULTES ET JEUNES HANDICAPES DE HAUTE LOIRE.
Loi 1901
Secteur médico social ENFANTS - ADULTES
Gestion d'établissements et services de personnes handicapées
Représentation des famillesL'APAJH 43 recrute pour le SSESD de Brives Charenssac

1 secrétaire en CDD /1 ETP
Poste à pourvoir immédiatement ? Jusqu'au 24 novembre 2025

Rattachement hiérarchique : Cheffe de service et directeur du Pôle Enfant
Poste basé sur le service du SSESD de Brives Charenssac
Horaires de travail :
35 heures / semaine, présence en journée du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 17h.

Convention Collective 1966, grille agent administratif principal

Mission Principale :

Assurer la bonne gestion administrative et comptable du SSESD sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service et du directeur du Pôle Enfant. A un lien fonctionnel avec l'Adjointe de direction en charge des RH, et la responsable de la gestion financière du siège.

Activités principales
Accueil :
Téléphonique et physique des enfants et des familles, visiteurs, professionnels et toutes personnes s'adressant au service.

Secrétariat :
Contribue à la bonne gestion des documents entrants et sortants :
Enregistrer et ventiler le courrier reçu
Gérer les courriers sortants internes
Gestion des dossiers des enfants (Vivality et dossier papier) et des salariés

Met en forme les courriers et documents :
Mettre en forme et rédiger sur Word, Excel les divers documents : préparation des projets des enfants, comptes-rendus, rapports, courriers, contrats de travail.

Assure les activités suivantes pour l'organisation courante :
Gère le standard téléphonique, les messages téléphoniques, et l'accueil des visiteurs des intervenants, les mails.
Classe et archive les divers documents.
Inscrit les salariés aux formations diverses
Pointe l'état trimestriel pour envoyer à la CPAM.
Fait le lien avec les organismes de nettoyage (locaux et véhicules).
Prend les rendez-vous pour les véhicules.

Comptabilité :
Prépare et enregistre des factures comptables en lien fonctionnel avec le service comptabilité du siège.

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
Le poste demande une capacité d'initiative, d'anticipation et d'autonomie.
Connaitre les principes fondamentaux de secrétariat

Les savoir-faire :
Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word, Internet Explorer).
Savoir chercher l'information et la mettre en application
Savoir être rigoureux et méthodique, disponible
Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire

Les savoir-être :
Organisé et méthodique
Savoir respecter la confidentialité
Savoir gérer le stress et être réactif
Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis,Relayer de l'information,Renseigner des supports de suivi d'activité,Suivre la comptabilité d'une structure

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.